Kysely lähetettiin kaikkiaan 155 virastolle, ja vastauksia tuli ilahduttavan paljon. Peräti 72 % kyselyn saaneista vastasi. Vastauksista välittyy selvästi kahtalainen suhtautuminen kieleen: Toisaalta lähdetään siitä, että kaikki osaavat äidinkieltään, eikä kielen kehittämistä pidetä kovin tärkeänä. Toisaalta kieltä pidetään muuttuvana voimavarana, jonka sopeuttamista eri tilanteisiin voidaan harjoitella. Kaikki kyselyyn vastanneet pitivät kuitenkin kielen osuutta viraston viestinnässä hyvin tärkeänä (asteikkona oli hyvin tärkeä – tärkeä – ei kovin tärkeä).
Kielen merkitys korostuu ulkoisessa viestinnässä
Vastaajat korostivat erityisesti ulkoisen viestinnän kielen merkitystä, kuten arvata saattaa. Esimerkiksi tiedotteiden kieliasua piti erittäin tärkeänä 89 % vastaajista. Myös viranomaisten keskinäisessä viestinnässä kielen merkitystä pidettiin erittäin tärkeänä; 70 % vastaajista oli sitä mieltä, että esimerkiksi lausuntojen kieleen tulee kiinnittää huomiota. Mielenkiintoista on se, että suunnitelmien kieliasua piti erittäin tärkeänä vain 46 % vastaajista.
Hankalaksi tämän periaatteessa ymmärrettävän kohderyhmittäisen jaottelun tekee se, että läheskään kaikki sisäiseksi viestinnäksi tarkoitettu ei jää vain sisäiseen viestintään. Esimerkiksi juuri suunnitelmien abstrakti kieli on tarttuvaa, ja sellaiset hämärät termit kuin vanhusten viivekäyttäytyminen leviävät sitten helposti viranomaisten keskinäisen viestinnän ulkopuolelle.
Kielen osatekijöistä tutut korostuivat
Kysymykseen ”Kuinka onnistuneena pidätte virastonne viestintää” vastasi 78 % pitävänsä sitä onnistuneena ja 13 % vastasi, että ei ollut kovin tyytyväinen. Koska halusimme saada tarkemmin selville, mitä kielen osatekijöitä arvioitiin onnistuneiksi ja mitä huonommin onnistuneiksi, pyysimme arvioimaan viestinnän selkeyttä, ymmärrettävyyttä, sävyn sopivuutta, tilanteenmukaisuutta, palveluhenkisyyttä ja tehokkuutta (asteikkona oli erittäin onnistunut – onnistunut – ei kovin onnistunut).
Virkakielen ymmärrettävyydestä on puhuttu aina siitä lähtien, kun virkakielikoulutusta alettiin järjestää 70- ja 80-luvun taitteessa. Tämä saattaa näkyä mm. siinä, että oman viraston viestinnän ymmärrettävyyteen suhtauduttiin kriittisesti. Lähes neljännes vastasi, että viraston viestintä ei ollut kovin onnistunutta. Toisaalta tämä voi johtua myös siitä, että vaatimukset ovat kasvaneet. Hyvin lähelle ymmärrettävyyttä tulee selkeys, ja sen suhteen onnistuneena virastonsa viestintää piti 62 % vastaajista.
Hiljattain virkakielen huollossa on alettu korostaa tekstin sävyyn ja palveluhenkisyyteen liittyviä asioita. Yllättävän monet jättivät vastaamatta niitä koskeviin kohtiin. Tyhjiä vastauksia oli poikkeuksellisen paljon (12 %), vaikka muuten tyhjäksi jonkin kohdan jätti vain hyvin harva.
Kielen kehittämisessä korostuu mallien muokkaus
Kielen kehittämisessä korostuu erityisesti vanha mallikirjoittamisen perinne. Erilaiset kirjemallit ja päätöspohjat ovat tärkeä osa päivittäistä rutiinikirjoittamista. Niitä oli muokattu 72 %:ssa virastoista, ja monet kertoivat muokkauksen olevan jatkuvaa. Huomiota kerrottiin kiinnitettävän erityisesti standardien muutoksiin sekä oikeakielisyyteen. Kirje- ja päätösmalleissa pitivät jotkin virastot tärkeänä asiakasystävällisyyttä. Nämä virastot olivat samoja, jotka korostivat myös muokkauksen jatkuvuutta.
Koulutuksen järjestäminen paljastaa, nähdäänkö kieli muuttuvana vai staattisena
Erilaista kielenhuollon ja kirjoittamisen koulutusta oli järjestetty varsin monessa virastossa (59 %:ssa). Koulutuksen sisällöt ovat vuosien saatossa muuttuneet sillä tavoin, että perinteisen virkakieli- ja oikeakielisyyskoulutuksen rinnalle ovat 1990-luvulla tulleet kirjoittamisen ja asiakasviestinnän kurssit.
Koulutusta oli järjestetty monelle eri kohderyhmälle, mutta useimmissa virastoissa koulutettavat ovat olleet jonkin tietyn ammattiryhmän edustajia, tavallisimmin sihteereitä ja tekstinkäsittelijöitä. Koulutuksessa onkin näissä virastoissa korostunut oikeakielisyyden, ei tekstin teon opettelu.
Toisaalta monissa virastoissa oli järjestetty hyvin monenlaista kielen- ja tekstinhuollon koulutusta. Huomioon oli otettu esimerkiksi eri tekstilajien ominaispiirteet ja niiden vaikutus. Näissä samoissa virastoissa koulutukseen olivat osallistuneet kaikkien organisaation tasojen edustajat.
Kiintoisaa on myös se, että koulutusta on järjestetty lähinnä vain halukkaille. Osallistuvatko kursseille tällöin vain ne, jotka ovat jo entuudestaan kiinnostuneita? Jos koulutusta järjestettäisiin koko virastolle tai jollekin sen osastolle kokonaisuudessaan, olisi mahdollista saada mukaan myös niitä, jotka ehkä eivät muutoin pohtisi kirjoittamiskysymyksiä. Jotta tällaisia koulutushankkeita voidaan toteuttaa, tarvitaan hankkeelle johdon tuki.