Sopimusta ei voi tehdä ilman kieltä. Sopimus on kieliteko. Tämä kieliteko luo oikeuksia ja velvoitteita. Se voi myös määrittää reaalimaailmaa – esimerkiksi olosuhteita, joissa suomalaisen vaatekaupan tilaama t-paitamallisto valmistetaan.
Toimitusketjuissa sovitaan yhä yleisemmin vastuullisuustavoitteista ja -vaatimuksista. Sopimuksissa käytetty kieli on kuitenkin usein hankalaa ja turhan abstraktia, joskus jopa läpipääsemättömän epäselvää.
Kielellisestä epäselvyydestä syntyy ongelmia, sillä sopimuksen osapuolet eivät voi aidosti sitoutua velvoitteisiin, joita eivät ole ymmärtäneet. Globaaleissa toimitusketjuissa käytettyjen sopimusten epäselvä kieli horjuttaa ympäristö- ja ihmisoikeustavoitteiden toteutumista. Vastuullisuusraporttien lupaukset voivat todellisuudessa pohjautua sopimuksiin, joissa kaikki velvoitteet on siirretty toimitusketjussa eteenpäin – kenties tahoille, joilla ei ole edellytyksiä vastata niistä.
Tässä kirjoituksessa pohdimme kielen ja sopimusten merkitystä yritysvastuun toteuttamisessa. Kerromme keväällä 2024 käynnistyneestä tutkimushankkeesta, jossa tutkimme epäselvää sopimuskieltä ja kehitämme sopimusviestintään vastuullisempia kielellisiä ratkaisuja. Lisäksi esittelemme sopimusmuotoilua ja sen taustalla olevaa ennakoivaa oikeus- ja sopimusajattelua sekä pohdimme käyttäjälähtöisen tekstityön periaatteiden soveltamista sopimusviestintään. Lopuksi tarkastelemme näkymiä, joita tekoälyn kehitys tarjoaa sopimusviestinnälle.
Kestävyysjargonia ja sanahelinää vai konkretiaa ja selkeää vastuullisuusviestintää?
Jotta yrityksen vastuullisuuteen ja kestävyyteen liittyvät arvot voisivat juurtua osaksi konkreettista toimintaa ja arjen tekoja, ne tulisi sanoittaa mahdollisimman ymmärrettävällä kielellä. Kokemuksemme mukaan tässä viestinnässä käytetty kieli on kuitenkin kaikkea muuta kuin selkeää ja kirkasta.
Käytämme termiä kestävyysjargon kuvaamaan etäännyttävän hankalaa vastuullisuus- ja kestävyyskieltä, josta on mahdotonta johtaa konkreettisia toimintaohjeita. Yrityksen vastuullisuuslupauksilla ei ole merkitystä, jos ne eivät semanttisesti merkitse mitään. Voidaan myös kysyä, onko yritys todella tavoittelemassa vastuullisuutta, jos sen vastuullisuuslupauksista puuttuu kaikki konkretia tai jos sen sopimukset pyrkivät sälyttämään kaikki velvoitteet ja vastuut toiselle osapuolelle.
Käynnistimme keväällä 2024 Tampereen yliopistossa kolmivuotisen Sopimuskieli: Vastuuttomasta kestävyysjargonista selkeään vastuullisuusviestintään -tutkimushankkeen. Hankkeessa tarkastelemme, millaisia sopimusten tulisi kielellisesti ja sisällöllisesti olla, jotta niiden avulla voitaisiin aidosti edistää vastuullisuutta ja kääntää vastuullisuusvelvoitteet konkreettisiksi, kestävää kehitystä edistäviksi toimintaohjeiksi ja teoiksi. Työryhmämme koostuu kielen ja sopimisen tutkijoista sekä yritysvastuuseen erikoistuneista juristeista. Hanketta rahoittaa Koneen Säätiö.
Hankkeessa keskitymme kolmenlaiseen aineistoon: yritysten toimitusketjuissa käytettyihin sopimuksiin, alan vakiolausekkeisiin sekä Code of Conduct -asiakirjoihin eli ohjeistoihin, joilla yritys viestii esimerkiksi henkilöstölleen tai toimittajilleen arvoistaan ja periaatteistaan (millaiseen toimintaan se kannustaa ja millaista se ei hyväksy). Lisäksi perehdymme taustalla vaikuttavaan vastuullisuussääntelyyn. Arvioimme aineistossa käytettyä kestävyysjargonia omana rekisterinään, aineiston tekstilajeille tyypillisenä kielenkäytön muotona. Tavoitteemme on kuvata käytetyn kielen piirteitä ja osoittaa, millaiset kielelliset valinnat edistävät tai horjuttavat vastuullisuustavoitteiden toteutumista.
Tarkastelemme sopimuksia ja niihin liittyviä asiakirjoja myös kielitekoina. Kieliteko (engl. speech act, suomeksi myös puheteko tai puheakti) on alun perin John L. Austinin (1959) kehittämä kielifilosofinen teoria, jonka mukaan kielelliset ilmaukset eivät vain kuvaa oikeus- ja asiantiloja vaan voivat myös luoda ja muuttaa niitä. Tämä ja muut kielentutkimuksen tarjoamat välineet avaavat uraauurtavia tutkimusnäkökulmia sopimuksiin ja sopimuskäytäntöihin osana vastuullista ja kestävää yritystoimintaa.
Työryhmämme kokoaa ja kehittää myös ympäristö- ja ihmisoikeusvaikutuksiin liittyviä vakio- ja mallilausekkeita, joita yritykset voivat käyttää sopimuksissaan ja niiden liitteissä. Hyödynnämme työssämme tuoretta selkeän kielen (engl. plain language) ISO-standardia (ISO 24495-1:2023) ja sen tulevaa, oikeudellisten asiakirjojen ja sopimusten laatimiseen keskittyvää jatko-osaa (ISO/AWI 24495-2).
Seuraavassa on esimerkki kestävyysjargonista ja sen selkeytetty luonnosversio, jossa pyrimme esittämään saman tekstikohdan selkeämmin ja havainnollisemmin. Esimerkkimme teksti on yksipuolisesti toimittajaa velvoittava. Selvitämme hankkeessamme kuitenkin myös tilaajien valmiuksia sitoutua velvoitteisiin, joita ne asettavat toimittajille.
”Toimittajan tulee aktiivisesti varmistaa, että tämän hankintasopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet valmistetaan olosuhteissa, jotka ovat liitteenä olevien vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteiden (Code of Conduct) mukaisia. Toimittajan vastuulla on valvoa toimitusketjua ja toteuttaa tarvittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteita noudatetaan sekä sen omassa toiminnassa että hankintasopimuksen piiriin kuuluvien tuotteiden ja palveluiden toimitusketjussa.
Toimittaja varmistaa, ettei se ole osallisena, suoraan tai epäsuorasti, haitallisten ihmisoikeusvaikutusten aiheutumiseen. Haitallinen ihmisoikeusvaikutus poistaa yksilöltä mahdollisuuden nauttia ihmisoikeuksistaan tai heikentää tätä mahdollisuutta. Toimittaja edellyttää ihmisoikeuksien kunnioittamista myös sen toimitusketjuun kuuluvilta yrityksiltä.
Toimittajalla on menetelmät haitallisten ihmisoikeusvaikutusten havaitsemiseksi ja niihin puuttumiseksi kaikissa toiminnoissaan, mukaan lukien sen toimitusketjussa mahdollisesti tapahtuvat haitalliset ihmisoikeusvaikutukset.”
Tämä teksti on ote erään tahon hankintasopimuksesta ja sen Vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteet (Code of Conduct) -liitteestä. Tekstin on tarkoitus konkretisoitua käytännön teoiksi, mutta kieli on sumeaa ja abstraktia.
Lyhyt tekstikatkelma havainnollistaa useita Katariina Iisan ja Aino Piehlin teoksessaan Tekstintekijän käsikirja nimeämiä epähavainnollisen kielen tuntomerkkejä: Siinä käytetään abstrakteja verbejä, mikä tekee tekstistä turhan monisanaista (”toteuttaa tarvittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että – –” vs. ”varmistaa, että – –”). Tekstissä on myös raskaita määriteketjuja (”ettei se ole osallisena – – haitallisten ihmisoikeusvaikutusten aiheutumiseen”). Tärkeitä avainkäsitteitä, kuten ”haitallinen ihmisoikeusvaikutus”, ei avata lukijalle. Nämä piirteet tekevät tekstistä raskaslukuisen, mutta niistä seuraa myös perustavanlaatuisempi ongelma: tekstin kömpelyys kätkee helposti alleen sen, että teksti ei oikeasti kerro lukijalle, kuinka hänen odotetaan toimivan.
Kuvassa on hahmotelmamme siitä, miltä ihmisoikeuksien kunnioittamista koskeva teksti voisi näyttää sen jälkeen, kun kieltä on selkeytetty ja tekstiä muotoiltu helpommin silmäiltävään ja sisäistettävään muotoon.
Ennakoiva sopiminen ja sopimus- ja oikeusmuotoilu vastuullisuuden ajureina
Sopimusten käytettävyyttä ja toimivuutta voidaan siis parantaa muotoilun avulla. Sopimus- ja oikeusmuotoilu (engl. contract design; legal design) tarkoittavat ihmiskeskeisen muotoilun soveltamista sopimuksiin ja juridiikkaan. Ne kattavat myös informaatiomuotoilun, joka tähtää paitsi kielen myös tekstin sisällön, rakenteen ja esitystavan selkeyttämiseen. Tätä selkeytystyötä vauhdittavat osaltaan tuore selkeän kielen ISO-standardi ja sen tekeillä oleva jatko-osa. Standardien laatimiseen ovat muiden ohessa osallistuneet kansainväliset selkeän kielen ja informaatiomuotoilun järjestöt Clarity, PLAIN ja IIID sekä Euroopan parlamentti.
Niin selkeän kielen kuin informaatiomuotoilun kehittämisen keskiössä on ajatus ihmis- ja käyttäjälähtöisyydestä: tekstin tulee tarjota se tieto, jota käyttäjä tarvitsee, ja tiedon on oltava helposti löydettävää ja ymmärrettävää – kaiken kaikkiaan käytettävää. Kääntäen tämä tarkoittaa sitä, että vastuullisuuteen tähtäävän viestijän, esimerkiksi yrityksen, pitää viestiä ymmärrettävällä tavalla. Esimerkiksi jos sopimuksen vastuullisuuspuhe on ylimalkaista tai liian laveaa, vastaanottajan voi olla vaikeaa erottaa olennainen ja kääntää puhe teoiksi. Selkeään viestintään sitoutuminen on eettinen päätös.
Sopimusmuotoilu ja sen taustalla oleva ennakoiva oikeus- ja sopimusajattelu ovat alun perin suomalaisia suuntauksia. Alan ensimmäiset suomenkieliset kirjat julkaistiin 2000-luvun alussa Soile Pohjosen toimittamina: Ennakoiva sopiminen (WSOY 2002) ja Ex ante – ennakoiva oikeus (Talentum 2005).
Ennakoiva lähestymistapa on perinteisesti keskittynyt kahteen keskeiseen ulottuvuuteen: preventiiviseen, jossa keskitytään ongelmien, riskien ja riitojen vähentämiseen, ja promotiiviseen, jolla pyritään edistämään toimivaa yhteistyötä, myönteisiä tuloksia ja tavoitteiden saavuttamista.
Jälkimmäiseen lähestymistapaan liittyy myös uudistava ulottuvuus, jossa nähdään sopimuksilla olevan aktiivinen rooli tulevaisuuden muokkaamisessa ja rakentamisessa. Sopimukset eivät tällöin näyttäydy pelkästään juridisina asiakirjoina: ne ovat suunnittelun, johtamisen ja tekemisen työkaluja, joiden avulla voidaan tunnistaa, edistää ja toteuttaa kestävyys- ja vastuullisuustavoitteita. Tässä korostuu selkeän kielen ja strategisesti tulevaisuuteen suuntautuvien, käyttäjälähtöisten sopimusten merkitys.
Käyttäjälähtöinen kieli – sopimus on käyttöteksti
Kielitieteellisellä tutkimuksella ja käytännön tekstityöosaamisella on paljon annettavaa vastuullisen ja kestävän yritystoiminnan kehittämisessä. Yksi esimerkki tästä ovat käyttäjälähtöisen tekstityön periaatteet. Käyttäjälähtöisen tekstintekijän ensisijaisena huomion kohteena on tekstin tuleva vastaanottaja tarpeineen. Työn lähtökohta on siis sama kuin muotoilussa.
Käyttäjälähtöisessä ajattelussa tekstin vastaanottajaan viitataan käyttäjänä eikä lukijana, mikä korostaa, että vastaanottaja tekee tekstin avulla jotain. Sopimus on käyttöteksti: sopimuksen lukijan tulisi pystyä poimimaan lukemastaan tietoa, jota hän voi käyttää toimintansa ohjaukseen ja tekemiseen. Olipa sopimus millainen tahansa, se synnyttää osapuolten välille tulevaa toimintaa ohjaavia velvoitteita.
Käyttäjälähtöisessä tekstityössä tekijä huomioi käyttäjän tarpeet kaikissa ratkaisuissaan. Mitä käyttäjästä tiedetään? Millaisessa tilanteessa hän tekstiä käyttää ja mihin tarkoitukseen? Millaista tietoa ja osaamista käyttäjällä on: mikä on hänen kielitaitonsa taso (esimerkiksi kansainvälisten toimitusketjujen sopimukset ovat yleensä saatavilla vain englanniksi), kuinka paljon hän ymmärtää tekstin asiasisällöstä ja kuinka paljon hänellä on kokemusta tämäntyyppisten tekstien käyttämisestä? Millaisin käytännön ratkaisuin näitä tarpeita voi tekstissä tukea?
Hankintasopimuksia tarkasteltaessa on keskeistä tiedostaa, että samat sopimusehdot kulkevat usein hankintaketjussa toimijalta toiselle. Hankintaketjun varrella sopimustekstin käyttötilanteet ja -tarkoitukset sekä käyttäjillä olevat taustatiedot poikkeavat kuitenkin toisistaan paljon. Tämä asettaa sopimuksen laatijalle käytännön haasteita. Miten tehdä tekstistä sellainen, että kaikki osapuolet lukevat ja ymmärtävät sen sisällön? Teknologian kehitys tarjonnee ratkaisuja tähän ongelmaan lähitulevaisuudessa.
Älylukijat ja tekoäly avaavat sopimuksen
Älylukijat (engl. smart readers) ovat digitaalisia työkaluja, jotka on suunniteltu parantamaan lukemiskokemusta ja tehostamaan tiedon käsittelyä. Ne hyödyntävät usein tekoälyä auttaakseen käyttäjiä ymmärtämään monimutkaisia tekstejä. Ne voivat tarjota erikielisiä käännöksiä, selityksiä vaikeille sanoille, tiivistelmiä ja yhteenvetoja. Ne voivat muuntaa tekstin puheeksi, jolloin käyttäjät voivat kuunnella tekstiä äänikirjan tavoin. Jotkin älylukijat myös mahdollistavat vuorovaikutuksen tekstin kanssa.
Ennustamme, että älylukijoita ja OpenAI:n ChatGPT:n kaltaisia tekoälytyökaluja tullaan tulevaisuudessa hyödyntämään vaikeaselkoisten sopimustekstien sisällön selittämisessä ja kielen selkeyttämisessä. Työkalu osaa uudelleenkirjoittaa monimutkaisen tekstin selkeälle kielelle tai jopa selkokielelle, tehdä tiivistelmiä ja ehdottaa alaotsikoita. Se osaa myös muotoilla otsikot usein kysyttyjen kysymysten muotoon (FAQ). Lisäksi se voi ehdottaa tekstiin rakenteellisia parannuksia, kerrostaa tekstiä ja tuottaa esimerkiksi taulukoita. Englannin kielellä nämä ominaisuudet toimivat maksuttomilla tekoälytyökaluilla jo erinomaisesti, maksullisilla vielä paremmin. Tekoäly kehittyy vauhdikkaasti, ja tässä esitellyt ominaisuudet, samoin kuin eri kieliversiot, parantunevat ja monipuolistunevat pian.
Vastuullisuuteen kuuluu, että kantaa vastuun teoistaan, myös kieliteoistaan.
Olemme itse pilotoineet sopimustekstien vaikeaselkoisuutta helpottavan tekoälyapurin käyttöä OpenAI:n GPT Builder -työkalulla. Rakentamamme tekoälytyökalu, Chattable Contract Companion, on jutteleva tekoälyapuri, jonka kanssa sopimukseen voi perehtyä. Sitä voi esimerkiksi pyytää uudelleenkirjoittamaan sopimuksen selkeämmällä kielellä tai avaamaan itselle vieraiden sanojen merkitystä, tai siltä on mahdollista kysyä kysymyksiä sopimuksen ehtojen soveltamisesta. Se voi auttaa myös sopimuksen laatimisessa ja esimerkiksi kertoa, mitä sopimuksesta puuttuu.
Työkalumme on pilotointivaiheessa, mutta näemme siinä paljon potentiaalia (Ketola, Haapio & de Rooy 2023). Vastaavanlaisen työkalun voi tehdä kuka tahansa: luominen on vaivatonta ja nopeaa, eikä se edellytä koodaustaitoa.
Vastuullinen kieli ja kielellinen vastuu
Vastuullisuuteen kuuluu, että kantaa vastuun teoistaan, myös kieliteoistaan. Ymmärrettävä kieli on vastuullista kieltä. Näemme kielellisen vastuun tärkeänä osana yritysvastuuta. Muut yritysvastuun osa-alueet (ympäristövastuu, sosiaalinen vastuu ja taloudellinen vastuu) toteutuvat sopimuksissa kielen kautta; jos yritys ei kanna vastuuta kielestä, muut osa-alueet eivät voi toteutua täysin.
Epäselvän kielen käyttö voi olla tahatonta tai tahallista – se voi olla myös yksi viher- ja valkopesun keino esimerkiksi yrityksen vastuullisuusraportoinnissa. Selkeään viestintään ja vastuulliseen sopimiseen sitoutuminen saattaa olla käänteentekevä, sekä yritystä itseään että yhteiskuntaa hyödyttävä innovaatio. Tässä kehitystyössä yritysmaailma tarvitsee kielen ja viestinnän ammattilaisten asiantuntemusta.
Vastuullisuutta ei ole se, että yritys siirtää vastuut pois itseltään hyödyntämällä ylivertaista sopimusosaamista tai sitouttaa sopimuskumppaninsa reiluuden rajat ylittäviin velvoitteisiin. Sopimuksia on mahdollista hyödyntää vastuullisuustyön ajureina, mutta tähän tarvitaan uudenlaista oikeudellista ajattelua ja tekemistä – ja juristien sekä kielen ja viestinnän ammattilaisten yhteistyötä. Sopimuskieli-tutkimushankkeessamme rakennamme raameja tällaiselle työlle.
Sopimukset ja yritysten muut kieliteot on käännettävä käytännön toiminnaksi. Kieliteko voi muuttaa oikeussuhteita ja todellisuutta. Vastuullinen kieliteko luo vastuullisempaa maailmaa. Kestävään ja vastuulliseen sopimiseen on jo olemassa apuvälineitä: selkeän kielen standardit, informaatiomuotoilu sekä nykyiset ja tulevat tekoälytyökalut. Tekoälyyn liittyy luonnollisesti myös riskejä, mutta se tarjoaa niin paljon uudenlaisia mahdollisuuksia, että uskomme sen vastuullisen käytön lisääntyvän myös kielen, viestinnän ja juridiikan ammattilaisten keskuudessa.
Lähteet
Anne Ketola, Helena Haapio & Robert de Rooy 2023: Chattable Contracts: AI-Driven Access to Justice. Esitelmä Stanford Legal Design Lab -tutkimusryhmän JURIX Workshop on AI and Access to Justice -seminaarissa 18.12.2023. Esitelmään pohjautuva artikkeli (pdf)(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
Katariina Iisa & Aino Piehl 2011: Tekstintekijän käsikirja. Helsinki: Yrityskirjat Oy.