Kielitoimiston tärkeä tehtävä on vaikuttaa siihen, että työelämän tekstit toimivat tarkoituksessaan. Erityisesti kiinnitetään huomiota viranomaisten kieleen. Hyvien tekstien merkitystä pidetään esillä monin tavoin, ja työpaikoille tarjotaan koulutusta ja muuta asiantuntija-apua.

Virkakielenhuolto

Virkakielenä pidämme kaikkien viranomaisten ja muiden viranomaistehtäviä hoitavien työssään käyttämää kieltä. Se on moninaista, kuten viranomaisten tehtävätkin. Sitä käytetään yhtä hyvin kotipalvelussa ja kouluissa kuin ministeriöissä ja tuomioistuimissakin. Virkatekstejä puolestaan ovat sekä säädökset ja päätökset että verkkosivut ja esitteet, jopa videotkin. Kaikkien näiden tekstien on onnistuttava tehtävässään, jotta yhteiskunta toimisi sujuvasti ja oikeudenmukaisesti.

Virkakielityössä sovellettavaksi tarvitaan monipuolista tietoa. Siksi Kielitoimistossa kerätään tätä tietoa ja tutkitaan virkakieltä.

Virkakielityö tuli Suomessa merkittäväksi 1970-luvulla, jolloin muuallakin maailmassa ponnisteltiin viranomaisten kielen ymmärrettävyyden lisäämiseksi. Tuolloin Kielitoimisto oli mukana hallituksen asettamassa virkakielikomiteassa, jonka mietinnössä Kieli ja virkakoneisto näkyi jo selvästi nykyisen virkakielenhuollon keskeinen ajatus: on työskenneltävä sekä tekstien että niiden kirjoittamisjärjestelyjen muuttamiseksi.

Lobbausta hyvän virkakielen puolesta

Kielitoimisto pyrkii vaikuttamaan virkakieleen eri tavoin. Päätösvalta viranomaisten kielenkäyttöön ja menettelyihin on poliitikoilla sekä ministeriöiden ja virastojen johdolla. Siksi nämä on vakuutettava siitä, että hyvään kieleen on tärkeää panna aikaa ja voimavaroja. Hyvän virkakielen toimintaohjelma (2014) ja sen tuloksena virkakielikampanja ovat syntyneet, koska Kotimaisten kielten keskus ja Selkokeskus lobbasivat niiden puolesta. Niin ikään Kotuksen aloitteesta sisällytettiin hallintolakiin (2003) hyvän kielen vaatimus (ks. Ulla Tiililän artikkeli tässä lehdessä).

Virkakielityön tarvetta tuodaan päättäjien tietoon ottamalla heihin yhteyttä mutta myös julkisuuden kautta. Uutiset ja haastattelut sekä seminaarit ovat keinoja herätellä viranomaisia huomaamaan, miten moni viranomaisasia on oikeastaan kielestä kiinni. Esimerkiksi digitalisaatiolla ei saavuteta toivottua tehoa, jos hankalat ohjeet tai lomakkeet haittaavat tietojärjestelmien käyttämistä.

Virkakielitutkimus tuo tietoa

Virkakielityössä sovellettavaksi tarvitaan monipuolista tietoa. Itse kielen ja tekstien ominaisuuksien lisäksi on välttämätöntä ymmärtää niihin kohdistuvia vaatimuksia, niiden käyttöympäristöä, käyttötilanteita ja myös tapoja, joilla virkakieltä tuotetaan. Siksi Kielitoimistossa kerätään tätä tietoa ja tutkitaan virkakieltä. Kielitoimiston asiantuntijat ohjaavat myös yliopistojen opinnäytteiden tekijöitä. Kaikkiin virkakielen lajeihin ei työvoiman vähyyden vuoksi voida paneutua yhtä perusteellisesti, ja niinpä on keskitytty muutamiin.

Virkakielityötä ja -tutkimusta on tehty pitkään säädöskielen parissa, sillä se on kaiken viranomaistyön perusta. Erityistä huomiota on saanut myös EU-suomi, erityisesti EU-säädökset, jotka ovat nykyään jo monen virkatekstin lähtökohta. Peruspalveluiden ja sosiaalivakuutuksen kieli taas koskettaa kaikkia kansalaisia.

Lausuntoja, neuvontaa ja työryhmiä

Kielitoimiston asiantuntijat neuvovat viranomaisia kielikysymyksissä ja termiasioissa. He antavat myös lausuntoja esimerkiksi tekstien tulkinnoista, uusista nimistä, termeistä ja virkanimikkeistä. Uusi alue on ns. forensinen kielentutkimus, jonka tuloksia käytetään hyödyksi muun muassa rikosten tutkinnassa (ks. Kielikello 4/2014).

Viranomaiset ovat huomanneet, että on hyödyllistä saada kieliasiantuntija mukaan jo nimien tai tekstien suunnitteluun, ja kielitoimistolaiset ovat osallistuneet erilaisiin hallinnon työryhmiin, kuten säädösvalmisteluun. Kaikkea sitä, mitä Kielitoimisto tekee virkakielenhuollossa suomeksi, tehdään ruotsin kielen osastossa ruotsiksi. Virkakielityö vaatii molempien kielten yhteistyötä, koska viranomaisetkin toimivat ja kirjoittavat kahdella kielellä.

Yhteistyötä virkakielen hyväksi

Parhaillaan on käynnissä virkakielikampanja, jota varten Kotimaisten kielten keskuksen verkkosivuille on tehty paljon ohjeita ja muuta tietoa avuksi viranomaisille. Kampanjan kautta myös kansalaiset voivat olla mukana virkakielen kehittämisessä esimerkiksi osallistumalla tekstitalkoisiin (ks. Marianne Laaksosen artikkelia tässä lehdessä).

Hyvään virkakieleen tarvitaan monien tahojen osaamista. Siksi Kielitoimisto hakeutuu yhteistyöhön muiden hyvästä virkakielestä kiinnostuneiden kanssa. Kielitoimiston kumppaneita ovat viranomaiset, tutkijat sekä virkakielen, nimistön ja termityön asiantuntijat Suomessa ja muualla maailmassa. Virkakieltä parannetaan kaikkialla maailmassa, sillä sen hankaluuden syy on sama suomalaisille kuin vaikka japanin puhujille: viranomaisten kielenkäyttö on erikoiskieltä siinä missä esimerkiksi lääkäreidenkin. Virkakielenhuollon tehtävä on muistuttaa siitä, että hyvä vuorovaikutus vaatii yhteistä kieltä.

Koulutus

Työelämän tekstien parantamiseksi on saatavilla myös koulutusta. Kielitoimisto pitää tilauksesta koulutuksia työpaikoilla ja tarjoaa monenlaista apua tekstien ja kirjoituskäytäntöjen kehittämiseen. Palveluvalikoimaan kuuluu niin kirjepohjien ja päätösfraasien uudistamista kuin kirjoittajien sparraamista.

Tilauskoulutus

Kielitoimisto pitää vuosittain viitisenkymmentä kielenkäytön koulutusta valtion ja kuntien virastoissa, järjestöissä, liitoissa, mediataloissa ja muissa liikeyrityksissä. Kurssit räätälöidään asiakkaan toiveiden ja tarpeiden mukaan tavallisesti osallistujien tekstien pohjalta. Tekstilajit vaihtelevat Twitter-päivityksistä viranhaltijapäätöksiin ja tv-tekstityskäännöksistä säädösvalmistelun asiakirjoihin.

Koulutuksen luonne on muuttunut tällä vuosituhannella monin tavoin. Kielitoimistosta voikin tilata palautetta valmiista tai keskeneräisistä teksteistä tai asiantuntija-apua asiakaskirjeiden uudistamiseen.

Koulutuksissa keskitytään yleensä sujuvan tekstin tuottamiseen ja siihen, kuinka tekstin tavoite ja kohderyhmä vaikuttavat esitystapaan. Tyypillinen aihe on esimerkiksi se, millainen tyyli sopii asiakasviestiin tai miten kapulakieltä voi sujuvoittaa. Yhä useammin käsitellään myös laajemmin sitä, mitä työpaikalla kannattaa tehdä tekstien laadun parantamiseksi.

Kimmokkeen koulutukselle voi antaa esimerkiksi organisaation halu yhtenäistää kirjallista viestintäänsä. Asiantuntija-apua voidaan tarvita keskitien löytämiseen, kun ”nuoriso ei hallitse kielioppia ja vanhemmat tuottavat sellaista kapulaa, että ydinviesti hukkuu”.

Koulutukselle voi olla tarvetta myös, kun kirjoitustehtävät muuttuvat: IT-asiantuntijoiden pitäisi ruveta kirjoittamaan ohjeita intranetiin tai tutkimusraportin kirjoittamiseen tottuneiden pitäisi ruveta bloggaamaan. Voi myös olla, että vanhastaan tutulle tekstilajille tulee uusia vaatimuksia. Kun kunnat ovat alkaneet julkaista valtuustoesityksensä myös verkossa, on havahduttu siihen, etteivät raskaat rakenteet toimi: pitäisi keventää lauseita, pilkkoa mammuttikappaleita, lisätä väliotsikoita ja nostaa olennainen asia alkuun.

Vaikuttavuus ratkaisee

Koulutuksen luonne on muuttunut tällä vuosituhannella monin tavoin. Koska osallistujien aika on kortilla, kurssit ovat lyhentyneet mutta ennakkovalmistelun tarve lisääntynyt. Kouluttajalta vaaditaan entistä perusteellisempaa paneutumista osallistujien kirjoitustehtäviin, tavoitteisiin ja osaamisen tasoon, jotta hän voi rakentaa työpaikan tarpeita vastaavan koulutuksen.

Luentopainotteisesta työtavasta on siirrytty entistä enemmän keskustelevaan suuntaan. Tämä johtuu ensinnäkin siitä, että koulutuksissa käsitellään useimmiten aiheita, joihin ei ole olemassa vain yhtä oikeaa vastausta. Kouluttajan tehtävä on auttaa löytämään vaikkapa tiedotteeseen sopiva esitysjärjestys ja tarjota perusteluja sen tueksi.

Toiseksi tietoa on nykyään helposti saatavilla verkossa. Siksi koulutuksissa ei tarvitse urakoida koko kielioppia läpi, vaan tavoitteena on innostaa, tarjota ratkaisuja kirjoittajien ongelmiin ja tuoretta näkökulmaa työpaikan teksteihin. Olennaista ei ole se, kuinka paljon asioita ehditään käydä läpi, vaan se, miten kurssi vaikuttaa omaan kirjoittamiseen ja työpaikan tekstikulttuuriin.

Tukea kirjoittajille

Koulutuksen lisäksi Kielitoimistosta voi tilata palautetta valmiista tai keskeneräisistä teksteistä. Sitä annetaan mieluiten suullisesti vaikkapa niin, että kouluttaja käy uutistoimituksessa kommentoimassa tekeillä olevia juttuja.

Viime aikoina moni järjestö ja virasto on havahtunut siihen, että asiakkaille lähetettävät vakiokirjeet kaipaavat uudistusta. Kun Kela muutama vuosi sitten siirtyi sinuttelemaan asiakkaitaan, muut uskaltautuvat perässä. Samassa yhteydessä tuntuu luontevalta muokata kirjeitä perusteellisemminkin. Asiantuntija-apua tähän saa Kielitoimistosta.

Kielitoimisto järjestää jonkin verran myös avoimia kursseja. Kursseille tullaan usein tuulettumaan ja saamaan tukea omaan työhön. Keskeistä on verkostoituminen ja kokemusten vaihto kollegoiden kanssa.

Kasvokkaisopetuksen lisäksi on tarjolla verkkokurssi oikeinkirjoituksesta. Sen avulla voi perehtyä mm. ranskalaisen viivan ja pilkun käyttöön. Piakkoin Kotuksen verkkokauppaan on tulossa oma verkkokurssinsa myös terveydenhoitoalan oikeinkirjoituksesta.

Rahoitus uusiksi?

Kielitoimiston ensimmäinen koulutus oli tunnin luento urheilutoimittajille vuonna 1947. Seuraavina vuosikymmeninä pidettiin luentoja opettajille, kääntäjille ja toimittajille – siis ammattiryhmille, jotka antavat kielenkäyttömalleja muille. 1970-luvulla koulutuksen erityskohteeksi tuli hallinnon ja oikeudenkäytön kieli. Vuosituhannen vaihteeseen mennessä koulutettavien kirjo oli laajentunut entisestään: kirjoitustaitojahan tarvitaan ammatissa kuin ammatissa.

Kielitoimiston koulutustoiminta oli aluksi niin pienimuotoista, että luentoja pidettiin muun työn ohessa. Vuosien myötä toiminta laajeni, ja vuonna 1981 saatiin asetus toiminnasta perittävistä maksuista, joiden turvin voitiin palkata kouluttajia tarpeen mukaan. Koulutus ja tekstinhuolto organisoitiin erilliseksi yksiköksi.

Koulutettavien kirjo on nykyisin laaja ja koulutuksen tarve suuri. Muille kielenkäyttömalleja antavien ammattiryhmien koulutus on kuitenkin vähentynyt radikaalisti. Vielä kymmenen vuotta sitten sanomalehtien toimitukset tilasivat paljon koulutusta. Nyt uutisia voi lukea ilmaiseksi verkosta, eikä lukijakunta halua enää maksaa juttujen toimituksellisesta laadusta. Rahoittajaa on vaikea löytää myöskään opettajien tai kääntäjien koulutukseen, koska Kielitoimiston on perittävä koulutuksista maksu, joka kattaa sen järjestämisestä aiheutuneet kulut täysimääräisesti. Rahoitusvaikeuksien vuoksi myös moni virasto luopuu aikeestaan järjestää koulutusta.

Vuodelta 1981 periytyvä koulutustoiminnan rahoitusjärjestely kaipaisikin uudistamista, jotta mahdollisimman moni avainryhmä saisi tarvitsemaansa koulutusta. Valtionhallinnon supistustoimien vuoksi kouluttajia ei enää ole mahdollista palkata kysynnän mukaan, eikä tilapäistyövoiman käyttö olisi järkevääkään, koska kouluttajalta vaaditaan entistä syvällisempää perehtyneisyyttä työelämän teksteihin, niiden välisiin suhteisiin ja kirjoittamisoloihin.