Takuueläke, rikosuhrimaksu, yhdenvertaisuusvaltuutettu, yhdyskuntaseuraamustyöntekijä. Siinä esimerkkejä valtionhallinnon uudehkoista termeistä ja virkanimikkeistä. Hallinto onkin melkoinen sanatehdas, josta vuosittain putkahtaa kielenkäyttöön uusia ilmauksia. Lisäksi valtionhallinnossa laaditaan nimiä erilaisille kohteille, kuten virastoille, hallinnollisille alueille, hankkeille ja verkkosivustoille.

Nimien, virkanimikkeiden ja termien syntytavasta ei ole ollut paljonkaan tietoa saatavana, ja siksi Kotimaisten kielten keskus teki valtionhallinnolle aiheesta kyselyn Hyvän virkakielen toimintaohjelman suositusten tietopohjaksi. (Kyselyn nimiä koskevista tuloksista on tietoa Sirkka Paikkalan artikkelissa Miten hallinnon nimet syntyvät?)

Terveisiä valtion termitehtaalta

Kansalaisille tehdyssä kyselyssä(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun) (Kati Karvisen artikkeli Kansalaisten käsityksiä virkakielestä Kielikellossa 1/2014) kävi ilmi, että vastaajat pitivät yhtenä virkakielen ongelmana vaikeita hallinnon termejä. Viranomaisille tehty kysely taas osoitti, että termit eivät häiritse yhtä paljon viranomaisia, mutta parannettavaa hekin löysivät; kuutisenkymmentä viranomaisen edustajaa kaikkiaan kahdensadan vastaajan joukosta vastasi nimenomaan kyselyn termejä koskeviin kysymyksiin.

Uusia termejä tarvitaan, kun valmistellaan politiikkaa ja kehitetään uusia toimintoja. Ehkä yllättävästikin EU:n osuus uuden sanaston lähteenä tulee vastauksissa hyvin vähän esiin. Ehkä EU-termit eivät juuri aiheuta työtä virastoissa; EU tavallisesti käyttää muutoksen välineinä säädöksiään, joiden termit useimmiten otetaan Suomessa käyttöön. Termejä ei vastaajien mukaan kovin usein käännetä myöskään englannista. Jossain määrin uusista toimista säädetään laeissa, mutta kyselyn vastausten perusteella termejä kuitenkin luodaan useammin muissa yhteyksissä.

Termit suunnitellaan yleensä toimintoja kehittävissä tai lakeja valmistelevissa työryhmissä.  Termejä laativat myös kunkin alan asiantuntijat niitä tarvitessaan. Lisäksi termityössä ovat mukana viraston viestintäasiantuntijat, ja myös terminologit mainitaan. Kääntäjiltä ei tässä yhteydessä ilmeisesti pyydetä apua, vaikka kääntäjät usein huomaavat ensimmäisinä, jos uudessa termissä on alkukielellä ongelma.

Monesti käännösvaiheessa katsotaan olevan myöhäistä muuttaa sovittua muotoa, vaikka se paljastuisikin hankalaksi. Silloin termi on jo lyöty lukkoon johdon päätöksellä. Vastausten mukaan termityöhön nimittäin osallistuu myös viraston tai hallinnonalan johto eli ministeriö, joka huolehtii termin sopivuudesta. ”Johto ottaa kantaa termiin, mikäli se sen mielestä ei ole riittävän ’korrekti’ tai korosta yleviä tavoitteita”, lohkaisee eräs vastaaja. Osallistuvan joukon laajuus riippuu varmaan kunkin termin poliittisesta merkityksestä ja näkyvyydestä.

Pitkä termit ajavat lyhenteiden käyttöön

Vastaajien mielestä termien pitäisi olla ennen kaikkea käsitteen sisältöä hyvin kuvaavia, merkitykseltään täsmällisiä ja helposti käytettäviä. Toisaalta on huomattu, että termien merkitystä on vaikea pitää vakaana, ja niitä aletaan käyttää laajemmassa merkityksessä kuin alun perin on aiottu. Lyhyyttä vastaajat eivät pidä kovin tärkeänä ominaisuutena, mutta kuitenkin pidetään parempina yhdyssanan muotoisia kuin sanan ja erillisen määritteen yhdistelmistä koostuvia termejä, mieluummin siis viranomaisohjeet kuin viranomaisen ohjeet.

Koska viranomaisten termit ovat usein pitkiä, niistä käytetään ainakin sisäisesti ja epävirallisissa yhteyksissä lyhenteitä. Jopa puheessa vilahtelee sellaisia lyhenteitä kuin  jory ja hr-toiminnot, vaikka johtoryhmä ei olekaan pisimpiä  hallinnon sanoja. Ehkä human resources sentään alkaa jo kielenkin vuoksi olla kipurajoilla.

Käyttäjät eivät aina huomaa, että sisäisen slangin lyhenne lipsahtaa ulkopuolisille menevään tekstiin. Lyhenteistä voi tulla taivutusongelma sisäisessäkin kielenkäytössä. Esimerkiksi useampaan nimeen sisältyvä aluehallintoviraston lyhenne avi on ongelmallinen monikossa. Kun lyhenne kerran on sanamainen, pitäisikö sitä taivuttaa kuin sanaa: aveissa? Vain muutaman vastaajan mukaan termistä pyritään tekemään niin lyhyt, ettei lyhennettä tarvita.

Termit syntyvät usein spontaanisti, mikä onkin luonnollinen tapa synnyttää sanoja. Sen jälkeen niitä ei ilmeisesti kovinkaan paljon jalosteta tai hiota, koskapa vastausten mukaan ”työtermi” jää usein pysyväksi. Vielä vähemmän suunnitellaan lyhenteitä, sillä ne syntyvät käytössä itsestään. Tällaisessa menettelyssä ei aina tule asetetuksi tavoitteita termille, eikä vastaajien mukaan termien kehittelyn menettelystä ole annettu ohjeita.

Jos halutaan saada käyttöön kuvaavia, täsmällisiä, helppokäyttöisiä ja muista erottuvia termejä, niihin täytyy tietoisesti pyrkiä. Kun tavoitteeksi asetetaan ymmärrettävä ja helppokäyttöinen vastine hankalalle juridiselle tai lääketieteelliselle termille, sellainen voidaan myös luoda. Hyvä esimerkki on geneerisen substituution tilalle kehitetty lääkevaihto, jonka nykyisin tuntee lähes jokainen.

Nimike on virkamiehen mitta

Kansalaiskyselyn perusteella näyttäisi siltä, ettei asiointia haittaa, onko virkamiehen nimike tai kansanomaisemmin titteli lyhyt vai pitkä, kuvaava vai hämärä (ks. Kielikello 2/2014). Valtionhallinnon kyselystä sen sijaan ilmenee, että viranomaisia itseään kyllä häiritsevät ja harmittavat virkanimikkeiden epäkohdat ja niihin toivotaan korjausta. Virkanimikkeet antavat haltijastaan tärkeää tietoa: niiden tehtävä on paitsi kertoa kunkin viran- tai toimenhaltijan työn sisällöstä myös ilmaista hänen asemansa virastossa sekä hänen tehtävänsä vaativuustaso, ja siksi nimikkeellä on yhteys myös palkkatasoon.

Virkanimikkeet ovat siis herkkä asia, ja niiden laatiminen on tiukemmin viraston tai hallinnonalan johdon käsissä kuin termien. Laadintaan osallistuu suppeampi ja muutenkin erilainen joukko. Koska nimike viestii asemasta ja palkasta, kuullaan myös luottamusmiehiä tai ammattiyhdistystä ja nimikkeen tulevia haltijoita.

Viestinnällä tai kielen asiantuntijoilla ei virkanimikkeiden laadinnassa ole kyselyn perusteella suurta osuutta. Uusia nimikkeitä kehitellään myös lainvalmisteluryhmissä, kun nimikkeenhaltijan tehtävistä säädetään laissa. Paljon useammin nimikkeiden muutokset kuitenkin liittyvät toiminnan ja organisaation uudistuksiin.

Nimikkeiden laadinnassa seurataan saman hallinnonalan ja muun valtionhallinnon nimikkeitä ja koetetaan sovittaa uudet nimikkeet niihin, jotta viesti olisi oikeanlainen. Myös Pohjoismaissa käytössä olevia tai muunkin maailman nimikkeitä katsotaan. Toisaalta nimikkeilläkin voi pyrkiä erottumaan: ne ovat osa arvovaltakilpailua, ja ensimmäisenä  uudenlaiset nimikkeet käyttöön ottava virasto lisää arvostustaan.

Kertooko nimike työstä ja asemasta?

Nykyinen virkanimikkeistö on kuitenkin melkoisen kirjavaa. Osa nimikkeistä on periytynyt menneiltä vuosisadoilta, kuten valtiosihteerit, asessorit ja viskaalit. Jotkut tuntuvat virkamiehistäkin jo vanhanaikaisilta. Osa nimikkeistä taas on varsin nuoria, kuten suunnittelijat, asiantuntijat ja controllerit. Englanninkieliset nimikkeet ärsyttävät useita, vaikka niitä ei paljon olekaan. Toiset toivovat nimikkeiden uudistamista, toiset haluavat pitää vanhat ja tutut käytössä. Uudistus ei aina paranna käytettävyyttä: virastojen yhdistäminen teki ylivartijasta rikosseuraamusesimiehen.

Nimikkeet eivät myöskään aina kuvaa tehtävää, vaan viittaavat vain asemaan. Tuiki tavalliset tarkastajat ja ylitarkastajat eivät yleensä tarkasta, eivätkä neuvottelevat virkamiehet päätyökseen neuvottele. Sihteerejä on monenlaisia osastosihteereistä hallitussihteereihin. Hallinnon sisällä ero voi olla itsestään selvä, mutta ulkopuolisille ei aina. Toisaalta tarkat nimitykset ovat usein pitkiä, varsinkin kun nimikettä täsmentää ja pidentää vielä hierarkiaa osoittava elementti, kuten nimikkeessä vanhempi tietohallinnon erikoisasiantuntija.

Vastaajien mielestä kirjavasta nimikkeistöstä on haittaa. Jos nimikkeen pitää viestiä haltijansa asemasta, ei viesti aina mene perille: jos yhdessä virastossa on palvelujohtaja ja toisessa palvelupäällikkö, vastaavatko ne toisiaan? Entä ovatko palveluesimies ja palveluvastaava samalla portaalla? Ja onko neuvos kovempi luu kuin neuvotteleva virkamies? Positiivinen mielikuva ei silti ole vastausten perusteella kovin merkittävä nimikkeen ominaisuus.

Kyselyn perusteella näyttää siltä, että virkanimikkeet suunnitellaan tietoisemmin kuin termit tai monet organisaatioihin liittyvät nimet. Lyhenteet kuitenkin syntyvät suunnittelematta. Nimikkeistä on myös ohjeita, joskin nykyiset valtiovarainministeriön ohjeet kaipaisivat vastaajien mielestä uudistamista. Kaikille olemassa olevat ohjeet  eivät ole tuttuja, koska yhteisiä ohjeita myös toivotaan. Ne toisivat nimikkeistöön kaivattua yhtenäisyyttä. Yhtenäisyyteen tähtää myös ehdotus nimikkeiden kokonaisuudistuksesta, jonka pohjaksi selvitettäisiin kyselyllä nykytilan edut ja ongelmat.

Moni toivoisi myös, että nimikkeitä laadittaessa kuultaisiin laajemmin henkilöstöä. Myös ulkopuolista näkökulmaa kaivataan. Vastauksissa ehdotetaan, että kuullaan kielen asiantuntijoita ja varmistetaan sidosryhmien ja kansalaisten avulla nimikkeen ymmärrettävyys. Valtioneuvoston kansliaan ehdotetaan yksikköä, joka antaisi ohjeet ja neuvoisi nimikkeiden laatijoita.

Ruotsi unohtuu suunnittelussa

Toinen kansalliskielemme ruotsi jää yhtä lailla termien ja nimikkeiden kuin nimienkin laadinnassa sivurooliin. Termit ja nimikkeet suunnitellaan lähes aina suomeksi ja käännetään sitten ruotsiksi ja muille kielille. Ani harvoin ne suunnitellaan samanaikaisesti. Termien toimivuutta ruotsiksi ei juuri varmisteta, mutta virkanimikkeiden ruotsinkieliseen asuun kiinnitetään enemmän huomiota. Varmistamisen tapa ei kyselystä selviä, ja ehkä se jää kääntäjän vastuulle.

Kotimaisten kielten keskuksella on monia kokemuksia siitä, kuinka kääntäjä ottaa yhteyttä huomatessaan nimikkeen tai termin mahdottomaksi kääntää järkevästi ruotsiksi tai englanniksi. Samalla huomataan, että suomenkielinen muoto on epäselvä. Silloin otetaan yhteyttä suomenkielisen termin tai nimikkeen laatijaan, mutta usein selviää, että päätöstä ei enää voi muuttaa, ja kääntämisestä on vain selvittävä jotenkin. Kuvaavasti käännettävyys on ruotsinkielisten vastaajien mielestä tärkeä termin ja nimikkeen ominaisuus, mutta suomenkielisille se on merkityksettömin.

Avuksi ohjeet ja termipankki

Tuntuu siltä, että termien ja nimikkeiden laadintaa helpottaisi ja lopputulosta parantaisi, jos käytettävissä olisi yhtenäiset ohjeet menettelytavasta ja laadusta. Menettelytavoissa voisi esimerkiksi ohjata nimien ja termien laatijat pyrkimään tiettyihin ominaisuuksiin ja käyttämään kääntäjän, viestintäosaston  tai ulkopuolisen kieliasiantuntijan apua. Laatuohjeissa voisi antaa hyviä esimerkkejä ja perustietoa termityöstä. Kurssejakin kannattaisi järjestää. 

Sekä kansalaiset että nimien ja termien laatijat tarvitsevat tietoa termeistä ja nimikkeistä sekä  niiden selityksiä ja käännöksiä. Nykyiseen hallitusohjelmaan sisältyvässä kansalliskielistrategiassa ehdotetaan kansallisen termipankin perustamista, ja sitä suositellaan myös Hyvän virkakielen toimintaohjelmassa. Termipankkia kaipasi avukseen myös moni valtiohallinnon kyselyn virkanimike- ja termikysymyksiin vastannut.  Toimintaohjelmassa ehdotetaankin, että termipankki sisältäisi termien lisäksi virkanimikkeet ja hallinnon organisaatioiden nimet lyhenteineen ja käännöksineen. Tällainen termipankki olisi suurhanke, jonka kokoaminen vaatii vuosien työn. Siksi  kannattaa aloittaa nykyisten termi- ja nimikevarantojen kokoamisesta ja täydentämisestä pienin askelin. Valtioneuvoston kanslia on jo ryhtynyt selvittämään termipankin muodostamisen mahdollisuuksia.