Kelassa edetään kohti selkeää kieltä oppimispolkuja pitkin

Mitä ovat Kelan selkeän kielen oppimispolut? Kenelle ne on tarkoitettu, ja ketkä niitä ovat olleet tekemässä?

Selkeän kielen oppimispolut ovat Kelan kielenhuoltajien suunnittelema koulutuskokonaisuus, jonka avulla jokainen kelalainen voi opiskella selväsanaisemmaksi. Oppimispolkujen materiaalit ovat kelalaisten käytettävissä vapaasti, ja niiden pariin voi päätyä joko oma-aloitteisesti tai esihenkilön ohjaamana.

Oppimispolut koostuvat lyhyistä videoista, joissa me kielenhuoltajat kerromme Kelan tekstien ja vuorovaikutustilanteiden kielestä aitojen esimerkkien avulla. Hyödynnämme myös Kotimaisten kielten keskuksen eli Kotuksen tekemiä hyvän virkakielen verkkokursseja, jotka sijaitsevat valtionhallinnon yhteisellä E-oppiva-alustalla. Koska oppimispolut koostuvat napakoista itseopiskelumateriaaleista, opiskelu on helppoa ja joustavaa. Mukana on myös kysymyksiä ja pohdintatehtäviä, joiden avulla tiimit tai työparit voivat yhdessä syventyä uuteen tietoon.

Kelassa on erilaisia tehtävänkuvia, joten koulutustarpeet vaihtelevat. Siksi räätälöimme kuusi erilaista oppimispolkua eri rooleissa työskenteleville: asiakaspalvelijoille, etuuskäsittelijöille, etuuksien suunnittelijoille ja juristeille, käyttöliittymäsuunnittelijoille, viestijöille sekä esihenkilöille ja muille suunnittelutehtävissä työskenteleville. Jokainen oppimispolku alkaa selkeän kielen perusteista, ja sen jälkeen oppija voi edetä oman työnkuvansa mukaiselle polulle.

Vaikka koulutus perustuu itseopiskeluun, tarjoamme edelleen myös perinteisiä koulutustilaisuuksia. Kun osa asioista on opiskeltu itsenäisesti, voimme käyttää koulutukselle varatun ajan hyödyllisemmin, esimerkiksi järjestää kohderyhmän teksteihin paneutuvan työpajan.

Mistä ajatus sisäisten koulutusten kehittämiseen lähti?

Muutama vuosi sitten Kelassa toteutettiin kehittämisohjelma, jonka aikana kielenhuolto vakiintui Kelan sisäiseksi toiminnoksi ja kielenhuoltajien määrä kasvoi. Kielenhuolto tuli entistä tutummaksi kelalaisille, ja aloimme saada aikaisempaa enemmän pyyntöjä pitää koulutuksia yksittäisille ryhmille.

Kertaluonteisten koulutustilaisuuksien suunnittelu vie kuitenkin aikaa, joten niitä voi järjestää vain rajallisesti. Yhdellä koulutuksella tavoitimme lisäksi vain pienen joukon kelalaisia. Usein koulutukset myös sisältävät samanlaisena toistuvia osioita. Siksi ei tuntunut enää järkevältä järjestää koulutuksia näin. Halusimme kehittää tavan, jolla voimme tarjota koulutusta tehokkaammin ja aikaisempaa laajemmalle joukolle.

Halusimme kehittää tavan, jolla voimme tarjota koulutusta tehokkaammin ja aikaisempaa laajemmalle joukolle.

Taustalla oli myös vahva yhteiskunnallinen motiivi. Jokainen Suomessa asuva päätyy jossain vaiheessa elämäänsä Kelan tekstien lukijaksi – usein tilanteissa, jotka liittyvät terveyteen, toimeentuloon tai muihin tärkeisiin asioihin. Asiakkaiden oikeusturvan kannalta on ratkaisevaa, että viestimme ovat selkeitä, asiallisia ja ymmärrettäviä. Tämä ei tapahdu itsestään, vaan edellyttää, että työntekijät osaavat käyttää hyvää virkakieltä. Oppimispolkujemme myötä jokainen kelalainen voi saada koulutusta selkeän kielen ja toimivien tekstien tuottamiseen.

Miten sekä johto että henkilöstö saatiin innostettua mukaan?

Esittelimme oppimispolut jo suunnitteluvaiheessa Kelan tulosyksiköiden johtoryhmille ja muille keskeisille tahoille. Esittelyjen yhteydessä pääsimme kuulemaan, millaista koulutusta eri yksiköissä tarvitaan ja miten yksiköt voisivat hyödyntää oppimispolkuja. Tällä tavalla halusimme sitouttaa niiden hyödyntämiseen jo etukäteen. Vuoden 2024 syksyllä Kela osallistui Kotuksen asettamaan virkakielihaasteeseen, ja tuossa yhteydessä Kelan senhetkinen pääjohtaja Outi Antila kannusti yksiköitä ottamaan oppimispolut käyttöön niin uusien kuin nykyistenkin kelalaisten osaamisen kehittämisessä.

Oppimispolut onkin otettu hyvin vastaan eri puolilla Kelaa. Niitä on liitetty uusien tai tehtävänkuvaansa laajentavien kelalaisten perehdytysohjelmiin, ja monet ryhmät ovat käyneet läpi juuri heille räätälöidyn koulutuskokonaisuuden. Oppimispolkujen hyödyntäminen laajenee koko ajan. Tiedossamme on esimerkiksi, että vammaisetuuksien päätöksiä tekevät kelalaiset ohjataan käymään heille räätälöity oppimispolku läpi kesän 2025 aikana.

Millaisia asioita oppimispoluilla käsitellään?

Jokainen selkeän kielen oppimispolku alkaa videoilla, joissa käsitellään selkeän kielen merkitystä ja kerrotaan, millä keinoilla voi pyrkiä eroon tavallisimmista virkakielen hankaluuksista. Esittelemme videoilla myös Kielitoimiston sanakirjan ja ohjepankin hyödyntämistä kirjoittamisen tukena. Nämä selkeän kielen perusasioihin tutustuttavat videot sopivat hyvin myös perehdytyksiin.

Perusasioiden opiskelun jälkeen oppija pääsee tutustumaan oman työtehtävänsä kannalta olennaisiin kieli- ja tekstikysymyksiin. Esimerkiksi asiakaspalvelijoille tarkoitettuun oppimispolkuun kuuluu video, jossa opastamme, miten ja miksi kelalaisen kannattaa muokata kieltään vastaamaan asiakkaan käyttämää kieltä. Videon oppeja voi soveltaa niin suullisiin kuin kirjallisiin kohtaamisiin. Oppimispolulla on myös kolmen videon kokonaisuus, joka perehdyttää kirjalliseen vuorovaikutukseen eli keskusteluun esimerkiksi chatissa tai somessa. Videoilla käsitellään mallivastausten käyttämistä, sopivan sävyn valitsemista ja asiakkaan kysymykseen sopivan vastauksen muodostamista.

Yksi suosituimmista videoistamme käsittelee asiallista ja ystävällistä sävyä. Videolla kerromme, mistä sävy syntyy ja millaisilla keinoilla teksteissä voi välttää syyllistävää, uhkailevaa tai vähättelevää sävyä.

Etuuspäätösten tekstejä suunnitteleville työntekijöille teimme videon, joka kertoo, miksi Kelan päätökset tuntuvat usein asiakkaista vaikeilta. Selitämme myös, mitä asioita päätöstekstien suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon. Samalle oppimispolulle poimimme lisäksi Kotuksen tekemältä Kirjoita sujuvasti -verkkokurssilta osiot, joissa keskitytään tekstin esittämisjärjestyksen rakentamiseen.

Millaista palautetta olette saaneet kelalaisilta koulutuksista?

Aiemmin saamamme palautteen perusteella tiedämme, että henkilöstö toivoo koulutusta selkeämmästä virkakielestä. Yleisin palaute oppimispoluista onkin kiitos siitä, että koulutusta on tarjolla. Erityisiä mainintoja ovat saaneet itse tekemämme koulutusvideot ja niiden aidot tekstiesimerkit. Videoita on kehuttu silmiä avaaviksi ja hyödyllisiksi – pienillä tekstimuutoksilla voi saada aikaan merkittäviä parannuksia.

Oppimispolkujen hyödyntämistä haastaa jonkin verran se, että opiskeluun voi käyttää vain rajallisesti työaikaa. Varsinkin esihenkilöt joutuvat punnitsemaan, minkä aiheen opiskeluun ryhmä käyttää aikaa. On ollut kuitenkin ilo kuulla, että oppimispolkujen joustavan rakenteen ansiosta selkeän kielen opintoja on onnistuttu sovittamaan kalentereihin ja että opiskelu on ollut vaivatonta.

Miten työ jatkuu tästä eteenpäin?

Selkeän kielen oppimispolut ovat olleet käytössä hieman yli vuoden. Tällä hetkellä keskitymme varmistamaan, että oppimispolut vakiinnuttavat selkeän kielen koulutuksen asemaa Kelassa ja että ne tulevat koko ajan kattavammin käyttöön. Tämä vaatii pitkäjänteistä työtä. Viestimme koulutuksista aktiivisesti Kelan sisällä ja suosittelemme niitä tarvittaessa myös kohdennetummin. Kuuntelemme saamaamme palautetta ja keräämme toiveita siitä, miten polkuja voisi kehittää.

Millaisia vinkkejä teillä on muille virastoille, jotka haluaisivat kehittää kielenhuollon koulutuksia?

Kieliaiheita pidetään yleisesti kiehtovina, joten yksittäisten työntekijöiden motivoiminen kielenhuollon koulutuksiin on tavallisesti helppoa. Mutta jotta koko virasto voi tulla selväsanaisemmaksi, tarvitaan myös johdon sitoutumista selkeän kielen kehittämiseen. Jos tämä asia ei ole organisaatiossa vielä kunnossa, siihen kannattaa yrittää vaikuttaa. Parhaimmillaan johto jopa kannustaa henkilöstöä käyttämään aikaa selkeän kielen taitojensa parantamiseen.

Me teimme omia koulutusvideoita, mutta toimivan koulutuksen tarjoaminen ei edellytä itse tehtyjä materiaaleja. Kotuksen hyvän virkakielen verkkokurssit ovat käyttövalmis paketti, jonka mikä tahansa virasto voi ottaa sellaisenaan käyttöön. Kotuksen verkkokursseja voi käyttää monipuolisesti: kaikille ei ole pakko suositella kaikkea, vaan verkkokursseilta voi myös poimia opiskeltavaksi soveltuvimmat osiot.

Jos on mahdollista tehdä omia koulutusmateriaaleja, kannattaa keskittyä viraston omiin teksteihin. Kun esimerkit on poimittu henkilöstölle tutuista teksteistä, opiskelu on motivoivaa ja osuvampaa. On myös hyvä idea luoda koulutuskokonaisuus sellaiseksi, että sen läpikäyminen onnistuu joustavasti. Kun opiskelu on sujuvaa, sille löytyy helpommin aikaa.