Erikoistutkija Liisa Huovinen-Nyberg herätteli keväällä 1992 Virallisessa lehdessä keskustelua virkakielen aktiivisuudesta ja passiivisuudesta. Huovinen-Nyberg itse arveli Kielikellossa 3/92: ”Persoonallisen aktiivimuodon käyttäminen (olen päättänyt, olemme päättäneet) tuntuu varmasti vielä 1990-luvullakin virkakielessä oudolta.” Otan osaa keskusteluun lähtien siitä, miten viranomaisten ja vakuutusyhtiöiden hallinto- ja korvauspäätöksissä viitataan persoonaan. Tutkimani aineisto on pienehkö, eikä se siten välttämättä anna kokonaiskuvaa virkakirjeistä, saati virkakielestä. Pienestäkin aineistosta paljastuu silti seikkoja, jotka ovat olennaisia virkakielen ongelmia ratkottaessa.

Kuka sanoo mitä?

Tutkimani kirjeenvaihdon virkakirjeissä ei minä-muotoa todellakaan esiintynyt. Me-muotoa sen sijaan käytettiin:

1) Ilmoitamme kohteliaasti tiedoksenne, että liikennevakuutuksesta korvataan vain liikennevahinkovamman hoitoon liittyvät matkakulut.

Samasta virkkeestä löytyy muitakin ”persoonia”. Epämääräisempi henkilötekijä kätkeytyy passiiviin:

2) Ilmoitamme kohteliaasti tiedoksenne, että liikennevakuutuksesta korvataan vain liikennevahinkovamman hoitoon liittyvät matkakulut.

Henkilötekijään saatetaan suomen kielessä viitata myös paikanilmauksella. Saatetaan siis yhtä hyvin kysyä mitä täällä oikein huudetaan kuin mitä te oikein huudatte. Virkakirjeissä esiintyy esimerkiksi seuraavan tyyppisiä paikanilmauksia:

3) Ilmoitamme kohteliaasti tiedoksenne, että liikennevakuutuksesta korvataan vain liikennevahinkovamman hoitoon liittyvät matkakulut.

Esimerkeissä tarkasteltu virke antaa vaikutelman ”puhujien” moninaisuudesta. Mihin tämä vaikutelma perustuu?

Tutkimissani kirjeissä monikon ensimmäistä persoonaa käytetään aivan tietynlaisissa yhteyksissä. Esimerkkivirkkeessä me-muodossa esiintyvä persoona ilmoittaa. Aineistossani monikon ensimmäinen persoona myös tiedustelee, saa selvityksiä ja selvittää asiaa, maksaa ja palauttaa tositteita. Toimiva me on järjestelijä ja tiedonvälittäjä. Itse asiassa monikon ensimmäiseen persoonaan liittyvät verbit kuvaavat toimistovirkailijan tai sihteerin tehtäviä.

Esimerkkien monikon ensimmäistä persoonaa voisikin nimittää kirjoittajan eli reettorin monikoksi: kirjeen kirjoittanut virkailija näyttää puhuvan itsestään me-muodossa. Tämä on pääteltävissä siitä, että me-persoona viittaa konkreettisiin, kirjeen kirjoittamiseen liittyviin asioihin, esimerkiksi ilmoittamiseen. Reettorin monikko etäännyttää tekstiä kirjoittajan henkilöstä, minästä, ja luo tekstille yleispätevän objektiivista sävyä, jota virkakielessä yleensä tavoitellaan. Käyttämällä yksikön sijasta monikkoa virkakirjeen kirjoittanut henkilö saa tekemisilleen oman viiteryhmänsä auktoriteetin.

Esimerkin passiivimuotoinen verbi, korvataan, poikkeaa sisällöltään monikon ensimmäiseen persoonaan liittyvästä verbistä. Passiivin kuvaama toiminta on abstraktimpaa kuin me-tekijän toiminta. Me-sihteerin toimeksi voi kuvitella kirjeenvaihdon: hän sekä lähettelee että saa papereita. Aineistossani passiiviin kätkeytyvä persoona sen sijaan arvioi ja antaa lausuntoja, ottaa kantaa ja ei voi pitää (jotakin jonakin). Monikon ensimmäinen persoona maksaa ja on tekemisissä konkreettisten pankkien ja tilien, tositteiden ja kuittien kanssa. Passiiviin kätkeytyvä sen sijaan ottaa raha-asioihin etäisyyttä suorittamalla korvauksia.

Esimerkkivirkkeen analyysistä syntyy kuva todellisesta työpaikasta, jossa monikon ensimmäisen persoonan ilmaukset vastaavat järjestelevää sihteeriä ja passiivi-ilmaukset päättävää johtajaa. Teksteissä on kuitenkin kolmaskin tekijä. Paitsi että työntekijät ja tehtävänjako ”selviävät”, voi tekstin kuvitella asettuvan myös paikalliseen yhteyteensä, raha tulee liikennevakuutuksesta.

Monta syytä persoonan kätkemiseen

Edellä kuvaamani henkilöön viittaamisen järjestelmä pohjautuu lukijan saamaan vaikutelmaan, eikä siitä voi suoraan tehdä yleistyksiä, etenkin kun tutkimani aineisto on pieni. Tosiasia kuitenkin on, että virkakirjeiden syntymiseen vaikuttavat virkailijat esimiehineen sekä näiden tekemisiä säätelevät asetukset, ja tämä taustatekijöiden moninaisuus heijastuu virkakirjeistä tavalla tai toisella. Onhan esimerkiksi tavallista, että virkakirjeen allekirjoittaa joku muu kuin tekstin kirjoittaja. Korvauspäätöksissä kirjoittaja saattaa esiintyä vain tekstin yläreunassa nimellä käsittelijä. Toimivaltahierarkian vuoksi kirjeen allekirjoittajina toimii joskus parikin esimiestä. Joissakin laitoksissa jätetään nämä esimiesten allekirjoitukset tieten tahtoen selventämättä. Selventämättömiä nimikirjoituksia käytetään, jotta asiakkaat eivät osaisi kohdistaa kysymyksiään ja valituksiaan kiireisille johtajille.

Luonteenomaista tutkimilleni virkakirjeille on siten paitsi puhujapersoonien moninaisuus myös puhujapersoonan etäisyys. Me-muodon, passiivin, paikallissijailmausten ja puumerkkien lisäksi laitoksen nimissä voi esiintyä myös kolmannessa persoonassa (hän päättää, he ovat päättäneet). Virkakirjeissä käytetään yksikön kolmatta persoonaa, joka liittyy monikolliseen sanaan, ihmisten muodostamaan ryhmään:

4) X-laitos on hylännyt autokoulun kustantamista koskevan kuntoutushakemuksenne. Päätöksen mukaan Teitä ei voida pitää sellaisena vaikeasti liikuntavammaisena, mitä autokoulun tukeminen kuntoutusvaroin edellyttää.

5) Edellä mainittuun sääntökohtaan nähden korvauslautakunta ei ole voinut ottaa Anna Asiakkaan muutoksenhakemuksessaan esittämää vaatimusta tutkittavakseen.

Kolmas persoona luo tekstiin yleispätevän sävyn samalla tavalla kuin reettorin monikko. Instituution taustalla olevat ihmiset häivytetään, ja kirjoittajat samastuvat edustamaansa instituutioon.

Persoonan häivyttämiseen vaikuttanee joskus sekin, että puheena oleva tapahtuma ja kirjoittamishetki ovat toisistaan ajallisesti etäisiä. Esimerkiksi tietokoneisiin valmiiksi kirjoitetut tekstit on tarkoitettu yleisiksi ja ajattomiksi, ja niissä korostetaan toimintaa eikä tekijää. Verbi voi tällöin olla passiivissa, vaikka toiminnan laatu olisi samalla tavalla konkreettista kuin esimerkissä 1 me-pronominiin liittyvä toiminta.

6) Tämän päätöksen mukainen korvaus lähetetään erikseen postin kautta.

Myös sosiaalinen tilanne säätelee henkilöön viittaamista. Tutkimusaineistossani oli jokunen kirje, jonka viranomainen oli osoittanut hierarkiassa ylemmälle viranomaiselle. Näissä kirjeissä käytettiin korostuneen paljon monikon ensimmäistä persoonaa. Kyse ei kuitenkaan ollut reettorin monikosta, vaan pikemminkin monikosta, jolla viitattiin omaan ryhmään me-hengessä. Näyttääkin siltä, että asiakkaisiin on edullista pysyä etäisenä ja häivyttää persoonat. Sen sijaan auktoriteettiasemassa olevaa viranomaista pitää lähestyä tehokkaammin, persoonat esiin tuoden.

Virkakirje lukijan silmin

Rutinoituneelle virkakirjeen kirjoittajalle edellä kuvatut asiat allekirjoitusjärjestelmineen voivat olla itsestäänselvyyksiä, mutta minkälaisen vaikutelman virkakirjeen vastaanottaja saa tällaisesta tekstistä? Lukija kohtaa koko joukon persoonia, jotka kuitenkin kaikki pysyttelevät varsin etäisinä. Persoonallisin olio, jonka lukija tutkimissani kirjeissä kohtaa, esiintyy monikon ensimmäisessä persoonassa.

Puhujapersoonien häivyttäminen, vaikkapa selventämättömiä allekirjoituksia käyttämällä, aiheuttaa luonnollisesti sen, ettei lukija tiedä, kenen kanssa asioi. Häivyttäminen hämärryttää myös päätöksentekoprosessia. Tältä kannalta hankala on muun muassa esimerkki 4, jossa viitataan päätökseen kuin johonkin toiseen tekstiin, tietolähteeseen: päätöksen mukaan. Kuitenkin puheena oleva päätös on juuri käsillä oleva teksti, joka on otsikoitukin kuntoutuspäätökseksi. Kirjeen allekirjoittajat ovat siis ottaneet kaksin verroin etäisyyttä omaan tekstiinsä, ensin esiintymällä kolmannessa persoonassa, sitten ikään kuin referoimalla omaa tekstiään.

Päätöksentekoprosessia hämärtää aineistossani sekin, että viranomaisen käyttämä asiantuntijalääkäri voi muuttua päättäjäksi:

7) Yhdistyksemme asiantuntijalääkäri on todennut, että vammojenne jälkitilan hoidossa yksi 15 kerran fysikaalinen hoitosarja kahdessa vuodessa kuuluu liikennevakuutuksesta korvattavaksi.

Kovin abstraktiksi jää puolestaan esimerkissä 3 paikkaan viittaava ilmaus vakuutuksesta, joka voidaan tulkita monella tavalla. Ilmaus saattaa kätkeä persoonallisen tekijän, kuten esimerkissä mitä täällä oikein huudetaan. Selvemmin persoonallisen tekijän sisältäisi kuitenkin ilmaus vakuutusyhtiö, koska sana yhtiö viittaa ihmisten muodostamaan instituutioon, ryhmään. Asiakkaat puhuttelevatkin omissa kirjeissään paljolti juuri laitosta tai instituutiota.

8) Pyydän Vakuutusyhtiöltä maksamiani taksimatkoja takaisin.

Pelkän vakuutuksen voi tulkita myös paikkaan viittaavaksi ilmaukseksi. Se voi olla konkreettinen rakennus tai se voi olla abstraktio, jolloin se viittaisi budjetoituun rahaan tai tiliin. Vakuutus voidaan tulkita myös normilähteeksi eli asiakkaan ja vakuutusyhtiön tekemäksi vakuutussopimukseksi.

Kielenhuollon mahdollisuudet

Virkakirjeiden moninaiset mutta häivytetyt persoonat voivat olla lukijan kannalta hankalia. Tutkimastani kirjeenvaihdosta tämä ilmenee muun muassa siitä, että asiakkaat eivät aina näytä tietävän, ketä pitäisi puhutella ja kenelle omat kirjeet pitäisi osoittaa. Vetoomuksia saatetaan osoittaa vaikkapa asiantuntijalääkäreille:

9) Eikö Vakuutusyhtiön lääkärit osaa arvostaa, miten tärkeätä on minulle näiden kärsimysten keskellä ollut tällainen matka ystäväni luo.

Virkakielessä ongelmalliseksi osoittautuva asia on puolestaan sellainen, johon kielenhuoltajan pitää työssään puuttua. Henkilöön viittaaminen ja valinta aktiivin ja passiivin välillä askarruttaa sitä paitsi myös virkakielen käyttäjiä.

Edellä esittämäni lienee kuitenkin antanut viitettä siitä, että persoonanvalintaa ja henkilöön viittaamista säätelevät kielessä sellaiset mutkikkaat ja hienojakoiset säännöt, joita on vaikea käydä ohjein säätelemään. Virkakielessä persoonanvalintaan vaikuttaa ennen kaikkea viranomaistoiminnan luonne, johon kuuluu, että yksittäinen virkailija noudattaa sääntöjä eikä esimerkiksi hylkää hakemuksia henkilökohtaisen kaunan vuoksi. Objektiivinen sävy pyritään luomaan esimerkiksi välttämällä minä-muotoa. Yleispätevyys ja tasapuolisuus, joiden on tarkoitus suojella kansalaisia mielivallalta, saatetaan käytännössä tulkita juuri päinvastoin. Muodollinen virallisuus nähdään inhimillisen, ei institutionaalisen viestinnän näkökulmasta, ja ”yleispätevän” olion kanssa asioiva kansalainen kokee joutuvansa kasvottoman mielivallan kohteeksi. Persoonan etäännyttäminen ei siten kykene häivyttämään toimivaa subjektia: asiakas kaivaa kirjeenvaihdon koukeroista ihmisen ja tulkitsee asioivansa vihamielisen, vastuuttoman, jopa tyhmän virkailijan kanssa.

Tämä mutkikas asetelma heijastuu myös kielenhuoltajien kannanotoista. Esimerkiksi käsitettä persoonattomuus käytetään kahdessa keskenään vastakkaisessa yhteydessä. Virkakieltä luonnehditaan toisinaan persoonattomaksi ohjailevassa sävyssä, jolloin sille asetetaan persoonattomuuden vaatimus. Tällöin tarkoitetaan yleensä, että virkakielen tulee olla tyyliltään ”neutraalia”. Käytännön kielenhuollossa tätä persoonattomuuden vaatimusta ei juuri joudu korostamaan, sillä byrokratian luonne ohjaa jo itsessään virkakieltä muodolliseen suuntaan.

Yleensä persoonattomuudella tarkoitetaan tekijän häivyttämistä ja sitä pidetään virkakielen ongelmana. Ilmiötä on usein havainnollistettu esimerkkiteksteillä, joissa toiminta on ilmaistu passiivissa ja tekijä häivytetty osal-ta-, toimesta- tai taholta-rakenteeseen (Vanki pidätettiin poliisin toimesta. Vrt. Poliisi pidätti vangin.). Ohjeiden antamisen – tai ainakin tulkitsemisen – vaikeudesta kertoo se, että kielenkäyttäjät ovat joskus käsittäneet kielenhuoltajien puheet jopa niin, että passiivia tai sanoja osalta, toimesta ja taholta ei saa virkakielessä käyttää ollenkaan. Näin mustavalkoiset tulkinnat ovat käsitykseni mukaan kuitenkin harvinaisia.

Koska kielenhuoltajilta kuitenkin usein toivotaan joko–tai-ratkaisuja, on erityisesti henkilöön viittaamisen yhteydessä syytä tähdentää, että mitään kaavamaista ratkaisua ei tämäntyyppiseen asiaan ole. Se, että kielenhuoltaja tarkistaa virastoissa käytettäviä kirjoitusohjeita tai päätösmalleja ei siten tässäkään tapauksessa riitä: yksittäisten tekstien ja tekstin osien toimivuutta täytyy päästä arvioimaan todellisessa asiayhteydessään.