Virkakielen huoltajalta kysytään usein, tuleeko päätökseen kirjoittaa ”johtokunta päätti valita virkaan N. N:n” vai ”virkaan päätettiin valita N. N.”. Aktiivin ja passiivin käyttö on suomen kielessä – toisin kuin monissa muissa kielissä – ongelmallista siksi, että molempiin muotoihin sisältyy tekijä. Aktiivimuodossa toimittava persoona on selvästi näkyvissä (johtokunta), passiivimuodossa se on määrittämätön mutta kuitenkin persoonallinen olento (vaikkapa johtokunnan edustajat kollektiivina tai viranomainen, jolla on valitsemisvalta). Vanhat tutut kielioppien esimerkit muistuttavat, että passiivin takana on toimittava, vaikka tarkemmin määrittämätön henkilö: Kyllä täältä tullaan, kun ehditään. Mitä sitten syödään, kun eväs loppuu? Tästä pidettäneen kiinni.

Passiivi vai aktiivi virkakieleen?

Persoonallisen aktiivimuodon käyttäminen (olen päättänyt, olemme päättäneet) tuntuu varmasti vielä 1990-luvullakin virkakielessä oudolta. Eihän virkamies omasta halustaan tai haluttomuudestaan päätä mitään sen enempää itse kuin työtovereidensakaan kanssa – ainakaan hänen ei pitäisi niin toimia. Kaikki päätökset perustuvat lakeihin, asetuksiin, päätöksiin, määräyksiin ja muihin norminluonteisiin säännöstöihin. Harkintaansa virkamies voi tietenkin käyttää ja ”katsoa harkitsevansa oikeaksi päättää”.

Passiivin persoonallisuus

Koska suomen passiivissa on jo persoona takana, on aivan oikein muistuttaa siitä, että ilmaukset ”kollegion taholta päätettiin” ja ”osastopäällikön toimesta ratkaistiin” ovat epäsuomalaisia rakenteita. Suomessa ei ole niin kutsuttua agenttirakennetta, ja siksi virkakielessäkin tulee sanoa suoraan: kollegio päätti, osastopäällikkö ratkaisi.

Suomen virkakieleen – niin kuin muuhunkin kielenkäyttöön – valinta passiivin ja aktiivin käytön välillä tuo kuitenkin melkoista rikkautta. Kirjoittaja voi nimittäin valitsemalla näiden kahden pääluokan välillä saada sanottavaansa vivahde-eron.

Tyypillistä säädöskielen passiivin käyttöä ovat ilmaukset eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään/kumotaan/muutetaan/lisätään. Niissä passiivi osoittaa selvästi, että säätämisen, kumoamisen, muuttamisen ja lisäämisen takana on joukko ihmisiä, jotka muodostavat eduskunnan. Ihmiset ovat sanojina myös seuraavassa ilmauksessa: Muita kuin päivittäistavaroita sanotaan erikoistavaroiksi. Samoin katsojana on verovirkailija ja postittajana verovelvollinen, kun asia veroilmoituksen täyttöoppaassa ilmaistaan: Postitse saapunut veroilmoitus katsotaan oikeaan aikaan annetuksi, jos se on jätetty veroilmoituksen jättöaikana postiin.

Passiivin ”persoonallisuus” ja aktiivin ”persoonattomuus”

Kuten seuraavasta käy ilmi, passiivimuodon takana on perinteisesti suomen kielessä ihmisiä tai ainakin ihmisen tahtoa: Vällyjä tarvitaan kipeästi haavoittuneiden kuljetukseen. – – Myöskin armeijamme hevoset suorittavat siellä jossain kallisarvoista työtään. Niille tarvitaan kovasti loimia. – – Pyydetään hartaasti, että jokainen mahdollisuuksiensa mukaan hakisi edelläesitettyjä tavaroita esille – – (Oriveden Sanomat 27.11.1941.)

Omituista kyllä, aktiiviset verbimuodot ovat joskus suomen kielessä tavallaan ”passiivisempia” kuin varsinaiset passiivimuodot. Jos kirjoitetaan Peruskoulun opettajille voidaan myöntää vaikeissa työvoimatilanteissa etukäteen harkinnanvaraisia palvelulisiä, tarkoitetaan, että tehtävään valtuutettu ryhmä tai henkilö päättää lisien myöntämisestä. Lisien saaminen olisi vähemmän tietyn ihmisen tai yhteisön harkinnan varassa, jos ilmaus kuuluisi: Peruskoulun opettajille voi myöntää – –. Vaikka ilmausten välinen raja onkin hiuksenhieno, muoto voi antaa myöntäjille vähemmän tapauksittaista harkinnanvaraa.

Aktiivimuoto on ainakin voida- ja saada-verbien yhteydessä yleisluonteisempi ja persoonallisen harkinnanvaran poissulkevampi kuin passiivimuoto. Siksi varmaan junien käymälöissäkin lukee: WC:tä saa käyttää vain junan kulkiessa (vrt. saadaan käyttää).

Substantiivistaminen

Suomen kielelle on tyypillistä teonnimien käyttö: laulaminen on hauskaa, asuminen on kallista, liika syöminen lihottaa, kielen asiantuntijana viranomaisten kielenkäytön kehittämisessä toimii Kotimaisten kielten tutkimuskeskus; kristallin valmistus lopetetaan, talouden elvytys on aloitettu.

Teonnimirakenteet ovat usein turhan raskaita, kun kieli antaa mahdollisuuden ilmaista asian kevyemminkin:

Eläkkeiden tarkistus suoritetaan kaksi kertaa vuodessa. > Eläkkeet tarkistetaan kaksi kertaa vuodessa.

Mineraalivillan valmistus tapahtuu uudella tehtaalla. > Mineraalivilla valmistetaan uudella tehtaalla.

Luottamushenkilöiden informoiminen on tärkeää.> On tärkeää informoida luottamushenkilöitä.

Ratkaisun tekeminen näin suurissa hankkeissa ei voi tapahtua käden käänteessä. > Ratkaisua ei voi näin suurissa hankkeissa tehdä käden käänteessä.

Suhteiden ilmaiseminen

Asioiden väliset suhteet ilmaistaan ainakin puhutussa kielessä tavallisimmin konjunktioiden ja muiden kytkentäilmausten avulla. Puheessa sanotaan mieluummin vie aikaa, ennen kuin asian tajuaa täydellisesti kuin asian täydellinen tajuaminen vie aikaa. Kirjoittavan (ja puhuvan) virkamiehen kannattaakin ainakin kolmesta syystä pyrkiä mahdollisimman lähelle yleiskielistä esitystapaa, johon sisältyy kytkentäilmauksia. 1) Kytkentäsana osoittaa lukijalle selvästi, mikä on asian A suhde asiaan B; onko kysymyksessä esimerkiksi ehto vai syy ja sen seuraus. 2) Oikean kytkentäsanan etsiminen pakottaa kirjoittajan ajattelemaan asiansa loppuun saakka. 3) Ruotsin kieli ei tunne vastaavia ilmauksia kuin suomen minen-loput, joten runsaasti minen-loppuisia sanoja sisältävät lauseet ovat kaksikielisessä maassamme vaikeita tulkita yksiselitteisesti ruotsiksi.

Nominaalirakenteista lauseiksi ja virkkeiksi

Valtioneuvoston virkakielipäätöksessä (497/82) todetaan, että ”asiakirjat on kirjoitettava siten, että niiden sisältö on vaikeuksitta ymmärrettävissä ja olennaiset kohdat sekä tärkeimmät perustelut helposti havaittavissa”. Käytännössä tämä merkitsee sitä, että virkamies on velvollinen kirjoittamaan selkeitä lauseita, joiden väliset suhteet ovat kielellisesti helposti tulkittavissa. Virkkeet ja lauseet eivät siis saa olla monitulkintaisia.

Kytkentäsanojen avulla kirjoittaja pystyy täsmällisesti ilmaisemaan, mikä suhde hänen virkkeensä eri asioiden välillä vallitsee. Jos tekstissä lukee Tukea myönnetään kaupan palvelujen saavutettavuuden huomattavan alenemisen ehkäisemiseksi, lukija osannee päätellä, että kirjoittajan ajatus on ollut tukea myönnetään, jotta aleneminen (mieluummin: heikkeneminen) tulisi ehkäistyksi. Mutta miksi kirjoittaja ei ole itse niin kirjoittanut?

Huomattavasti vaikeampia tulkita ovat jo lauseet Palkankorotusten toteutuminen merkitsee inflaatiovauhdin kiihtymistä. Työsuhdeturvan toteutuminen edellyttää neuvotteluvauhdin kiihtymistä. Lauseiden tarkan sisällön ymmärtämiseen vaaditaan paljon enemmän tietoa kuin itse tekstissä on tarjottu. Vallitsevan maailmantilanteen mukaan edellisen lauseen tulkinta voi olla: Jos palkankorotukset toteutuvat, inflaatiovauhti kiihtyy. Se voi olla myös: Kun palkankorotukset toteutuvat, inflaatiovauhti kiihtyy. Jälkimmäinen lause taas saattaa olla tulkittavissa: Jotta työsuhdeturva toteutuisi, neuvotteluvauhdin on kiihdyttävä. Kielellisesti virheellinen ei ole myöskään tulkinta: Työsuhdeturva toteutuu vasta, kun neuvotteluvauhti kiihtyy. Tulkinnoilla ei ole ehkä kovin suurta merkityseroa, mutta selkeysero niillä on. Siksi selkeään, asiakasta palvelevaan virkakieleen pyrkivän virkamiehen tulee ensin itse miettiä asiansa loppuun saakka ja tarjota vasta sitten lukijalle kielellisesti ehdottoman yksiselitteinen teksti.