Sairaala-apteekit vastaavat muun muassa sairaaloiden ja terveyskeskusten lääkehuollosta. Työhön liittyy myös ohjeistamista. Kuva: Pentti Sormunen. Vastavalo.
Työelämä vilisee erilaisia tekstilajeja, joista osa on meille kaikille tuttuja. Esimerkiksi työhakemuksia ja ansioluetteloita laaditaan alalla kuin alalla, ja niin ikään muistiot, raportit ja pöytäkirjat ovat osa monen organisaation arkea. Oman tekstilajiperheensä muodostavat ohjeet: niitä tehdään jos jonkinlaisiin tilanteisiin ja hyvin erilaisille yleisöille.
Monille meistä näkymätön ammatillinen tekstilaji ovat lääkehuoltoon ja lääkehoidon turvallisuuteen liittyvät yleisohjeet, joita sairaala-apteekit laativat hoitoyksiköille. Sairaala-apteekit ovat terveydenhuollossa toimivia apteekkeja, jotka vastaavat muun muassa sairaaloiden ja terveyskeskusten lääkehuollosta eli esimerkiksi lääkkeiden hankinnasta, varastoinnista ja yksiköihin toimittamisesta. Niiden ohjeita lukevat työssään sairaanhoitajat, osastofarmaseutit ja muut terveydenhuollon ammattilaiset.
Sairaala-apteekin ohjeita tutkittiin Suomen Akatemian rahoittamassa hankkeessa Helsingin yliopiston kielentutkijoiden ja HUSin sairaala-apteekin (HUS Apteekki) farmasistien eli farmasian ammattilaisten yhteistyönä. Tutkimuskysymykset koskivat muun muassa ohjeiden luettavuutta, kielioppia, rakennetta ja mallilukijaa: Mikä ohjeissa lukijoiden näkemyksen mukaan on toimivaa luettavuuden kannalta ja mikä aiheuttaa ongelmia? Mitä ohjailun kielellisiä keinoja teksteissä käytetään ja miten kirjoittajat ja lukijat suhtautuvat niihin? Millainen on ohjeiden rakenne ja miten kirjoittajat ja lukijat hahmottavat sen? Entä millainen on tekstin oletettu lukija ja miten tämä mallilukija näkyy tekstin piirteissä?
Ohjeita lähestyttiin kolmella tavalla: itse tekstien analyysilla, kirjoittajien ryhmähaastatteluilla ja lukijoiden virikehaastatteluilla, joissa virikkeenä oli ohjeteksti. Haastatellut kirjoittajat ovat sairaala-apteekin farmasisteja, lukijat puolestaan sairaanhoitajia ja muita hoitajataustaisia työntekijöitä eri hoitoyksiköistä.
Millaista on ohjeistava teksti?
Arjessa annamme toisillemme monenlaisia käyttöohjeita. Kasvokkain esitetyssä ohjeistuksessa voidaan luottaa tilanteen, ympäristön ja käsillä olevien välineiden tarjoamaan tukeen (”pane tämä tällä tavalla tänne näin”), kun taas kirjallisissa teksteissä täytyy kirjoittaa asioita auki eri tavalla. Kun kyse on lääkkeistä, ohjeistus pitää tehdä mahdollisimman yksiselitteisesti, jotta lääkitysturvallisuus ei vaarannu, kun ohjeita sovelletaan eri sairaaloiden ja terveyskeskusten hyvin monenlaisilla osastoilla ja erilaisissa olosuhteissa.
Kielioppi ja sanasto tarjoavat useita keinoja toiminnan ohjaamiseen.
Suomen kielioppi ja sanasto tarjoavat useita keinoja toiminnan ohjaamiseen. Sairaala-apteekin ohjeissa tyypillisimpiä ohjailukeinoja ovat halutun toiminnan kuvaaminen passiivissa (”suojakäsineitä ja hengityssuojainta käytetään käsiteltäessä työntekijälle haitallisia lääkkeitä”) sekä yksikön toisen persoonan imperatiivi eli käskymuoto (”sulje kaasupullon venttiili jokaisen käytön jälkeen”). Lisäksi yleisiä ovat niin sanotut nesessiivirakenteet, kuten on tehtävä tai tulee tehdä (”palautuksista on aina sovittava etukäteen”), ja lauseet, joissa kuvataan haluttu toiminta ja sen tekijä toteavasti (”logistiikkatyöntekijä hakee palautuksen hoitoyksikön henkilökunnalta”). Myös muunlaisia keinoja käytetään (”lääkejätteitä ei saa laittaa sekajätteisiin”).
Onko passiivimuotoinen ohjeistaminen selkeää?
Halutun toiminnan kuvaaminen passiivimuodossa on ohjeissa hyvin tavallinen ohjailukeino. Passiivi-ilmauksessa tekijä jää yksilöimättä ja tarkempi työnjako siten näkymättömiin. Siksi esimerkiksi selkeän kielen ja hyvän virkakielen suosituksissa ja koulutuksissa kehotetaan kiinnittämään erityistä huomiota passiivin käyttöön ohjeteksteissä. Olennaista kuitenkin on – kuten aina kielenkäytössä – asiayhteys ja tilanne. Monissa tapauksissa passiivimuotoinen ohjeistus on tarkoituksenmukaista ja toimivaa.
Tutkimukseen osallistuneet farmasistit tiedostivat, että passiivi voi olla ongelmallinen tekstin selkeyden kannalta. Haastattelemani ohjeiden kirjoittajat puhuivatkin passiivin käytöstä pahoittelevaan sävyyn. Alla on kaksi katkelmaa eri haastateltavilta. (Haastattelukatkelmia on yleiskielistetty jonkin verran luettavuuden vuoksi, tekstiesimerkit on säilytetty alkuperäisessä asussaan.)
Mä yleensä kaipaan ja haluaisin sitä, että me vastuutettaisiin joku taho aina tekemään niitä asioita. Itse en pidä siitä, että asiat jää lillumaan niin sanotusti, ”tehdään ja suunnitellaan ja yksikössä näin ja näin ja näin”.
Jos on ihan selkeästi joku semmoinen, että osastofarmaseutti tai sairaanhoitaja tekee jonkun asian, niin sitten se on sanottu siellä jos voidaan sanoa selkeä henkilö. Mut aina näin ei voida sanoa ja sitten se on valitettavasti jätettävä vähän siihen passiiviin.
Merkille pantavaa on kuitenkin, ettei passiivin tulkinta tuota haastattelemilleni ohjeiden lukijoille ongelmia. Kaikki yhdeksän haastateltavaa vastasivat työnjakoa koskevaan kysymykseen samalla tavalla.
Haastattelija: Onko sulle lähtökohtaisesti sitten aina kontekstista selvää, että kuka tekee?
Lukija: On, on joo. Kyllä.
Myös virkakielen asiantuntija Ulla Tiililä (2011, s. 183) on todennut, että passiivi kärsii monesti huonosta maineesta, mutta ammatillisten tekstien tutkimuksessa se on havaittu usein tarkoituksenmukaiseksi osaksi toimivia tekstikäytänteitä. Eräs ohjeiden lukija havainnollistaa asiaa: ammatillinen tieto siitä, kenen tehtäviin mikäkin toimi kuuluu, tekee passiivissa kuvatun toiminnan tulkinnasta selvää.
Haastattelija: Onko yleisesti ottaen sulle selvää se työnjako joka täällä on, että kuka oikeasti tekee mitäkin?
Lukija: Kyllä, koska kyllä se on sitten se hoitaja, joka sitten nää lääkkeet valmistelee ja annostelee, ja sitten vaikka jos puhutaan että lääkkeet määrätään, niin sekin tiedetään että kuka niitä lääkkeitä määrää.
Passiivi siis nostaa toiminnan ensisijaiseksi ja häivyttää tekijän, mutta ammattilaiset tietävät hyvin jo pelkän toiminnan perusteella, kenen työsarkaan se kuuluu.
Ammatillinen taustatieto ohjaa tekstin tulkintaa
Kuvaava esimerkki työssä omaksutun ammatillisen tiedon merkityksestä on seuraava haastattelukatkelma. Siinä tarkastellaan erästä ohjeen kohtaa, jossa kerrotaan selkeästi, kuka on vastuussa mainituista tehtävistä.
Päätöksen lääkemuodon tai annostelureitin vaihtamisesta sekä uuden lääkemääräyksen tarvittavine annosmuutoksineen tekee aina potilasta hoitava lääkäri.
Eräs lukija kommentoi tätä kohtaa haastattelussa:
Joo, niin tekee, mut sitten se on se hoitaja kun sanoo että ”hei vaihda”, hoitaja tai osastofarmaseutti kun sanoo että ”hei että tällä potilaalla on nenämahaletku että sun pitää vaihtaa sen lääkemuoto”, että se käytäntö menee kuitenkin niin että vaikka tää nyt olisi että ”lääkäri”, se ei käytännössä silleen mene, että he ei välttämättä huomaa että pitäisi lääkemuoto olla semmoinen mikä sopii sitten sille potilaalle. Tai jos on nielemisvaikeutta, niin että tällä potilaalla pitää olla toisenlainen lääkitys, että siitä joutuu sanomaan.
Katkelma kuvastaa, kuinka ohjeiden lukijan arkinen taustatieto on aina läsnä tekstin äärellä.
Ohjetekstin rakenne johdattaa lukijaa
Tekstilajin tunnistettavimpia piirteitä on yleensä sen rakenne: olemme oppineet odottamaan teksteiltä tietynlaista etenemistä asiasta toiseen. Ruokaresepti alkaa tyypillisesti ainesten luettelolla, jossa on listattu ensinnäkin tarvittavat ruoka-aineet ja toiseksi niiden määrät, ja luetteloa seuraavat työvaiheet. Millainen laji sairaala-apteekin ohje on rakenteeltaan?
Työelämän ohjaileville teksteille on tavallista, että niissä on kaksi pääjaksoa: taustoittava jakso ja kehotusjakso (esim. Honkanen 2012). Taustoittavassa jaksossa esitellään ohjeen perusteita, ja kehotusjaksossa kuvataan lukijalta haluttu toiminta. Näin on myös sairaala-apteekin yleisohjeissa. Nämä jaksot koostuvat puolestaan pienemmistä osista, joita ovat esimerkiksi taustatieto, termin määritelmä, ohjeen perustelu lailla tai Fimean määräyksellä, ohjetekstiä itseään kuvaava metateksti ja esimerkkitapaus.
Esimerkki perustelusta:
Ohje perustuu Fimean määräykseen 6/2012, THL:n ohjeisiin ja suosituksiin sekä Turvallinen lääkehoito-oppaan suosituksiin.
Esimerkki metatekstistä:
Tässä ohjeessa kuvataan, millaisia lääkkeitä hoitoyksiköstä voidaan palauttaa tai tulee palauttaa HUS Apteekkiin ja miten lääkkeiden palauttaminen toteutetaan.
Sairaala-apteekin ohjeille ominainen piirre on se, että niissä on usein liitteitä, joissa on erilaisia tekstejä lomakepohjista taulukoihin ja kaavioihin. Liitteiden eräs tyyppi ovat konkreettiset, vaiheittain etenevät toimintaohjeet. Nämä tarkemmat, askel askeleelta -tyyppiset tehtävälistat ovat kiinnostavassa suhteessa varsinaiseen tekstidokumenttiin. Ne havainnollistavat ohjegenren funktionaalista rakennetta: vaikka ne ovat teknisesti erillisessä liitteessä, funktionaalisesti eli käytännön lukemisen kannalta ne ovat kiinteä osa varsinaisen ohjedokumentin kehotusjaksoa. Tämä tuli havainnollisesti esille, kun kysyin haastatteluissa lukijoilta, miten he ohjeita lukevat. Eräs lukija kertoo kokemuksestaan:
Lukuisat liitteet täällä joihin viitattiin tekstissä, kun sä luit sitä tekstiä niin sun piti sitten monta sivua plärätä tonne, että sä menet siihen liitteeseen katsomaan, koska muuten sä et oikein pystynyt jatkamaan tätä. Niin se hankaloitti tätä lukemista kyllä ja teki vähän ehkä sekavaksikin tän.
Katkelma tuo kouriintuntuvasti esiin tekstin funktionaalisen rakenteen ja teknisen rakenteen eron: erillään liitteessä oleva tarkempi ohje on käytännössä tiivis osa kehotusjaksoa. Tästä seuraa, että lukijan on hypättävä liitteeseen katsomaan tarkempia ohjeita, jotta hän voi jatkaa lukemista.
Ammatillisten tekstien selkeys ilmenee vasta käytössä
Sairaala-apteekin hoitoyksiöitä varten laatimat ohjeet ovat käytännönläheinen ammatillinen tekstilaji, jonka käytettävyys on tärkeää lääkitysturvallisuuden kannalta. Tekstianalyysilla voidaan havaita teksteistä piirteitä, jotka ovat mahdollisesti ongelmallisia lukijoille. Todellisia kirjoittajia ja lukijoita haastattelemalla saadaan lisäksi selville, mitä periaatteita tekstien kielellisten valintojen taustalla on ja miten ammattilaiset lukevat ohjeita työssään.
Haastatteluissa ilmi tulleita ohjeiden luettavuuden ja käytettävyyden ongelmia olivat niiden pituus, saatavuus, mutkikas rakenne sekä linkkien ja muiden viitteiden runsaus ja sijainti. Toisaalta vaikkapa termistö ja työnjaon tulkinta passiivimuotoisesta ohjeistuksesta eivät tuottaneet haastatelluille lukijoille ongelmia. Ammattilaisten arkinen tieto on läsnä ohjeita lukiessa, ja tätä tietoa on hyvä soveltaa myös tekstejä kirjoitettaessa.
Kirjoituksen pohjana olevat tutkimusartikkelit
Satokangas, Henri 2024: Direktiivisyyden keinot sairaala-apteekin yleisohjeissa sekä kirjoittajien ja lukijoiden haastatteluissa. – Sananjalka 66. https://doi.org/10.30673/sja.144598(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
Satokangas, Henri 2024: The generic structure of hospital pharmacy instructions. Combining move-step analysis with interview discourse on text structure. – Fachsprache 46. https://doi.org/10.24989/fs.v46i3-4.2676(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
Satokangas, Henri 2025: Construing the reader of hospital pharmacy instructions. How do readers-in-the-text reflect the writers’ views of model readers? – Communication & Medicine 20. https://doi.org/10.3138/cam-2025-0203(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
Satokangas, Henri – Kvarnström, Kirsi – Tolonen, Hanna 2025: Who understands and how? Exploring nurses’ perceptions of the readability and usability of instructions written by hospital pharmacists. – BMC Health Services Research 25. Article 712. https://doi.org/10.1186/s12913-025-12867-7(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
Muut lähteet
Honkanen, Suvi 2012: Kielioppi ja tekstilaji. Direktiivin muotoilusta viraston ryhmäkirjeissä. Helsingin yliopisto. http://hdl.handle.net/10138/29945(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)
Tiililä, Ulla 2011: Sanoilla lavastettu virasto. Tietoyhteiskunnan arkea sosiaali- ja hoiva-aloilla. – Marjut Johansson, Pirkko Nuolijärvi & Riitta Pyykkö (toim.), Kieli työssä. Asiantuntijan kielelliset käytännöt. S. 162–189. Suomalaisen Kirjallisuuden Seura.