Julkishallinnon viranomaisten viestintä on nykyään pääasiassa sähköistä. Internetin käytön arkipäiväistyminen on johtanut siihen, että jokaisella hallinnon viranomaisella on tärkeää olla oma verkkosivusto. Sieltä löytyvät viranomaisen yhteystiedot ja perustietoa viranomaisen tehtävistä ja sen toimialaan kuuluvista asioista. Tyypillistä sisältöä ovat myös ajankohtaisuutiset ja viraston toimintaan liittyvät blogikirjoitukset. Lisäksi asiakas voi hoitaa verkkosivuilla omia asioitaan, esimerkiksi tehdä erilaisia hakemuksia ja ilmoituksia tunnistautumista vaativissa sähköisissä asiointipalveluissa.
Verkkosivuja varten tarvitaan verkkotunnus, joka koostuu yksilöivästä osasta ja niin sanotusta ylätason verkkotunnuksesta. Tavallisia ylätason verkkotunnuksia ovat esimerkiksi .com ja .net. Suomen internetmaakoodi verkkotunnuksia varten on .fi. Se on luontevin ylätason verkkotunnus suomalaisille julkishallinnon viranomaisille.
Mitä verkkotunnukselta edellytetään?
Fi-verkkotunnusrekisteriä hallinnoi Liikenne- ja viestintävirasto. Sen verkkosivuilla kerrotaan, millaisia teknisiä rajoituksia .fi-loppuisiin verkkotunnuksiin liittyy. Esimerkiksi tunnuksen pituuden tulee olla 2‒63 merkkiä. Lisäksi sivuilla annetaan joitakin vinkkejä siitä, millainen on toimiva verkkotunnus. Se muun muassa kertoo kyseessä olevasta asiasta tai palvelusta eikä loukkaa aiemmin rekisteröityä nimeä tai tavaramerkkiä.
Eduskunnan oikeusasiamies on käsitellyt verkkotunnusten muodostamista vuosina 2008 ja 2019. Oikeusasiamiehen ratkaisujen mukaan lainsäädännössä ei oteta kantaa siihen, millaisia viranomaisten verkkotunnusten tulisi olla. Esimerkiksi kielilaki ei velvoita muodostamaan verkkotunnuksia tai sähköpostiosoitteita kansalliskielillä.
Oikeusministeriön vuonna 2006 tekemässä selvityksessä todetaan, että sähköpostiosoitteiden ja verkkotunnusten muodolle olisi kuitenkin mahdollista kielilain ja hallintolain pohjalta asettaa tiettyjä kielellisiä vaatimuksia. Selvityksen mukaan kaikkien viranomaisten olisi suotavaa ottaa käyttöön suomen- ja ruotsinkielisiin nimiinsä perustuvat verkkotunnukset. Tämä olisi tarpeen viranomaiskäytännön yhtenäistämiseksi ja hyvän hallinnon takaamiseksi. Myös oikeusasiamies on korostanut, että suomenkieliseen nimeen pohjautuvat suomenkieliset verkkotunnukset ja ruotsinkieliseen nimeen pohjautuvat ruotsinkieliset verkkotunnukset ovat omiaan edistämään hyvää hallintoa.
Suosituksia verkkotunnusten muodostamisesta on esitetty myös valtiovarainministeriön määrittelemissä julkisten verkkopalvelujen laatukriteereissä (vuodelta 2004, päivitetty 2012) ja JHS-suosituksessa julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteista (numero 129, vuodelta 2006). Julkisen hallinnon suositukset eli JHS-suositukset lakkautettiin virallisesti vuonna 2020, mutta niiden sisältöjä voi edelleen hyödyntää. Näissä lähteissä verkkotunnuksena suositetaan käyttämään organisaation nimeä tai sen yleisesti tunnettua lyhennettä perusmuodossaan. Lisäksi todetaan, että kaksikielisten viranomaisten verkkopalveluilla tulisi olla sekä suomenkielinen että ruotsinkielinen osoite.
Millaisia verkkotunnuksia viranomaiset käyttävät?
Viranomaisten ensisijaisia eli selaimen osoiterivillä näkyviä verkkotunnuksia on pääasiassa kolmenlaisia. Osa viranomaisista käyttää koko nimeään, esimerkiksi ruokavirasto.fi ja maanmittauslaitos.fi.
Suuri osa käyttää lyhennettä, kuten okm.fi (opetus- ja kulttuuriministeriö) tai pshva.fi (Pohjois-Savon hyvinvointialue). Lyhenteisiin rinnastuvat myös viranomaisen itsestään käyttämät oheisnimet, jotka eivät ole suoraan suomen- tai ruotsinkieliseen nimeen yhdistettävissä, esimerkiksi migri.fi (Maahanmuuttoviraston käyttämä oheisnimi Migri).
Joskus verkkotunnus on lyhenteen kaltainen, kuten stat.fi, joka todennäköisesti on peräisin Tilastokeskuksen englanninkielisestä nimestä Statistics Finland. Varsinaisena englanninkielisen nimen lyhenteenä sitä ei viraston verkkosivuilla kuitenkaan näy käytettävän. Vastaavanlaisia ovat myös puolustusministeriön defmin.fi (Ministry of Defence) ja sisäministeriön intermin.fi (Ministry of the Interior).
Kolmas kategoria ovat osoitteet, joissa käytetään jotakin viranomaisen toimialaan kuuluvaa sanaa. Tällaisia ovat esimerkiksi lapsiasia.fi (lapsiasiavaltuutetun toimisto), kuluttajariita.fi (kuluttajariitalautakunta), raja.fi (rajavartiolaitos) ja syrjinta.fi (yhdenvertaisuusvaltuutetun toimisto).
Joillakin viranomaisilla on rinnan suomen- ja ruotsinkieliset ensisijaiset verkkotunnukset, kuten Kotimaisten kielten keskuksella kotus.fi ja sprakinstitutet.fi. Osalla viranomaisista ei kuitenkaan ole lainkaan erillistä ruotsinkielistä verkkotunnusta, ja toisilla ruotsinkielinen verkkotunnus toimii piilossa ensisijaisen osoitteen rinnalla ja ohjaa ruotsinkieliselle etusivulle. Esimerkiksi livsmedelsverket.fi johtaa Ruokaviraston ruotsinkieliselle etusivulle, jonka osoitteena näkyy ruokavirasto.fi/sv.
Miksi kannattaa varata monta tunnusta yhden sijaan?
Verkkotunnuksen suunnittelijan on oltava ajoissa liikkeellä, sillä .fi-loppuiset tunnukset ovat vapaasti kenen tahansa varattavissa. Nimistönsuunnittelu kannattaakin aloittaa rinnan uuden viraston, palvelun tai hankkeen suunnittelun kanssa ja varata verkkotunnus heti, kun kohteen nimestä on päätetty ‒ mieluiten ennen nimen julkistamista.
Usein on järkevää varata yhden verkkotunnuksen sijaan monta. Kaksikielisen viranomaisen on hyvä varata erikseen sekä suomen- että ruotsinkielistä nimeä vastaavat tunnukset, jotka molemmat toimivat selaimen osoiterivillä näkyvinä tunnuksina. Parantamista viranomaisilla onkin erityisesti siinä, että ruotsinkieliseen nimeen tai lyhenteeseen perustuva tunnus ei toimisi vain ”piilotunnuksena” vaan että se myös näkyisi ruotsinkielisen etusivun osoiterivillä.
Nimistönsuunnittelu kannattaa aloittaa rinnan uuden viraston tai palvelun suunnittelun kanssa.
Mahdollisuuksien mukaan kannattaa aina varata niin viralliseen nimeen kuin vakiintuneeseen lyhenteeseen perustuvat tunnukset. Esimerkiksi verkkotunnus taiteenedistamiskeskus.fi toimii rinnakkaistunnuksena, joka johtaa Taiteen edistämiskeskuksen pääosoitteeseen taike.fi. Mahdollisia kansainvälisiä asiakkaita varten rinnakkaisosoitteiksi voi varata myös viranomaisen vieraskielisiin nimiin perustuvia tunnuksia.
Voi olla tarkoituksenmukaista ottaa haltuun myös sellaiset kirjoitusasut, jotka ovat erehdyttävän lähellä varattua tunnusta. Jos nimessä on esimerkiksi yhdysmerkki (kuten etelä-savonhyvintointialue.fi), kannattaa varata myös yhdysmerkitön kirjoitusasu (eteläsavonhyvinvointialue.fi). Näin voidaan välttyä siltä, että jokin muu taho varaisi itselleen oikeinkirjoitukseltaan hyvin samankaltaisen verkkotunnuksen.
Samantapaiset verkkotunnukset sekoittuvat helposti keskenään, jolloin myös yksityisen tai kaupallisen tahon toiminta voi sekoittua viranomaisen toimintaan. Rinnakkaistunnusten etuna onkin myös se, että tunnuksen väärin kirjoittaneet asiakkaat voidaan ohjata oikeaan osoitteeseen.
Lisäksi on hyvä muistaa, että .fi-loppuisissa tunnuksissa voi nykyään käyttää myös ä- ja ö-kirjaimia. Jos valitsee ääkkösiä sisältävän tunnuksen, voi olla hyvä varata myös versio, jossa ä-kirjaimen tilalla käytetään a:tä ja ö-kirjaimen tilalla o:ta. Se voi sekaannusten välttämisen lisäksi olla tarpeen myös siksi, että internetin käyttäjät ovat tottuneet siihen, että verkkotunnuksissa ja sähköpostiosoitteissa ä ja ö on usein muutettava a:ksi ja o:ksi.
Millainen verkkotunnus palvelee parhaiten?
Tunnusta suunniteltaessa huomiota on kiinnitettävä siihen, tuleeko tunnus osaksi jotakin laajempaa kokonaisuutta. Palvelujen löydettävyyden ja verkko-osoitteiden ymmärrettävyyden takia on syytä pyrkiä siihen, että samankaltaista palvelua tarjoavien viranomaisten verkkotunnukset ‒ esimerkiksi hyvinvointialueiden tai ministeriöiden tunnukset ‒ olisivat mahdollisimman yhdenmukaisia. Kun viranomainen hahmottuu selvästi osaksi laajempaa viranomaisten kokonaisuutta, on tunnuksista hyvä pyrkiä sopimaan yhteistyössä kokonaisuuden eri osapuolien kanssa.
Joskus myös useiden eri viranomaisten verkkosivuille johtava portaali voi olla asiakkaille hyödyllinen. Esimerkiksi sivustolle oikeus.fi on koottu linkkejä oikeusministeriön hallinnonalan verkkopalveluihin. Yksittäisillä oikeushallinnon viranomaisilla on silti myös omat verkkosivunsa, kuten tuomioistuinvirasto.fi.
Yleensä paras verkkotunnus on viranomaisen virallinen nimi. Tällöin tunnuksen perusteella ei jää epäselväksi, mistä viranomaisesta on kyse tai onko ylipäätään kyse julkisesta vai yksityisestä toimijasta. Vaikka lyhyys on verkossa etu, on pidempi mutta ymmärrettävistä sanoista koostuva verkkotunnus usein helpompi muistaa ja myös saada muistiin puheesta kuin kirjainlyhenne. Valittu verkkotunnus voi vaikuttaa siihen, miten luotettavaksi viranomainen verkkosivuineen koetaan. Erityisesti erilaisten verkkohuijausten yleistyessä satunnaiset kirjainyhdistelmät tai kaupallisten tahojen nimiä muistuttavat tunnukset voivat herättää asiakkaissa epäilyksiä.
Verkkotunnus voi vaikuttaa siihen, miten luotettavaksi viranomainen koetaan.
Jos nimi on kuitenkin kovin pitkä ja moniosainen, se ei ehkä ole käyttökelpoinen verkkotunnuksessa ‒ rajansa siis virallisen nimen suosimisellakin. Esimerkiksi työehtosopimuksen yleissitovuuden vahvistamislautakunnan osoite tyoehtosopimuksenyleissitovuudenvahvistamislautakunta.fi kertoo kyllä selvästi, mistä on kyse, mutta se on hyvin työläs kirjoittaa ja myös vaikea hahmottaa, koska verkkotunnuksissa ei ole sanavälejä. Jos nimi on hyvin pitkä, olisi parempi käyttää verkkotunnuksena esimerkiksi nimen alkukirjaimista muodostettua lyhennettä. Lyhenne on tunnuksessa sitä käyttökelpoisempi, mitä vakiintuneempi ja tutumpi se asiakkaille on. Esimerkiksi Kansaneläkelaitoksen ensisijainen verkkotunnus on kela.fi, ja fpa.fi ohjaa ruotsinkieliselle etusivulle.
Toimialaan liittyvästä sanastosta voi löytyä sopiva verkkotunnus (esimerkiksi lapsiasia.fi), jos viranomainen on ainoa kyseiseen alaan liittyvä toimija ja sen sivuilla on yleistä aiheeseen liittyvää tietoa. Tällaisten tunnusten perusteella ei kuitenkaan voi yhtä helposti päätellä olevansa julkishallinnon tuottamalla sivustolla kuin silloin, jos tunnuksena on viranomaisen virallinen nimi.
Kunnan verkkotunnukseksi kunnan nimi ‒ kaikilla tarvittavilla kielillä
Kunnalle sopiva verkkotunnus on luonnollisesti kunnan nimi. Jos kaksikielisellä kunnalla on nimi niin suomeksi kuin ruotsiksi, on ensisijaiseksi tunnukseksi hyvä ottaa sekä suomen- että ruotsinkieliseen nimeen perustuva tunnus, esimerkiksi raasepori.fi ja raseborg.fi. Vastaavasti saamelaisalueella voi tunnukseksi rekisteröidä kunnan saamenkielisetkin nimet. Jos yksikielisellä kunnalla on käytössä myös ruotsinkielinen nimi, kannattaa piilossa toimivaksi rinnakkaisosoitteeksi varata ruotsinkieliseen nimeen pohjautuva verkkotunnus, joka johtaa kunnan pääosoitteeseen.
Matkailun markkinointia varten on yleistynyt ‒ suorastaan vakiintunut ‒ tapa käyttää verkkotunnusta, joka on muodostettu englannin sanasta visit ’vierailla, käydä jossakin’ ja paikkakunnan nimestä. Tällaisia ovat esimerkiksi visitkirkkonummi.fi, visitpunkaharju.fi ja visitnykarleby.fi. Valinnan taustalla on todennäköisesti ulkomaisia esikuvia, mutta tunnus ei palvele parhaalla mahdollisella tavalla kotimaisia matkailijoita. Koska myös ulkomaiset turistit hakevat tietoa kohteesta paikkakunnan nimellä, voisivat matkailutiedotkin sijaita sivulla, joka on verkkotunnukseltaan suomen- ja ruotsinkielisille ymmärrettävä, siis esimerkiksi kunnan pääsivun kirkkonummi.fi ‒ kyrkslatt.fi alla. Jos matkailulle tarvitaan kokonaan omat verkkosivut, olisi korrektia ottaa englanninkielisen osoitteen ohelle rinnakkaisosoitteiksi esimerkiksi kirkkonummenmatkailu.fi ja besokkyrkslatt.fi.
Ymmärrettävämpi tunnus, tyytyväisempi asiakas
Vaikka lainsäädännössä ei suoraan oteta kantaa viranomaisten verkkotunnusten muotoon, moni viranomainen pyrkii mahdollisimman asialliseen, selkeään ja ymmärrettävään tunnukseen. Esimerkiksi Maanmittauslaitoksesta kerrotaan, että tunnus maanmittauslaitos.fi otettiin käyttöön selaimen osoiterivillä näkyväksi tunnukseksi jo 2000-luvun alussa. Sitä ennen käytössä oli nls.fi, joka sisälsi viraston englanninkielisen nimen (National Land Survey of Finland) lyhenteen. Englanninkieliset tunnukset olivat muodissa internetin alkuaikoina.
Maanmittauslaitoksen tunnuksen muutosta perusteltiin siten, että kun osoitteena on viraston nimi ja se on selkeää suomea, asiakkaat muistavat osoitteen paremmin. Laitoksen ensisijaisen osoitteen rinnalla toimivat nykyään piilotunnuksina suomenkielisen lyhenteen sisältävä mml.fi, ruotsinkieliselle etusivulle ohjaava lantmateriverket.fi (Lantmäteriverket) ja englanninkieliselle etusivulle ohjaava nls.fi.
Myös viime vuosina on nähty joitakin muutoksia, joissa verkkotunnus on vaihdettu suomalaisten asiakkaiden kannalta selkeämpään. Esimerkiksi ulkoministeriö vaihtoi ensisijaisen verkkotunnuksensa formin.fi muotoon um.fi vuonna 2018 ministeriön 100-vuotisjuhlinnan yhteydessä. Tuolloin ministeriön virallinen nimi muuttui ulkoasiainministeriöstä ulkoministeriöksi ja samassa yhteydessä tehtiin verkkosivujen ulkoasu-uudistus.
Ulkoministeriön verkkotunnuksen muutoksella pyrittiin lyhyyteen, mutta lisäksi haluttiin noudattaa tunnuksista annettuja suosituksia. Sekä suomenkielisen ulkoministeriö-nimen että ruotsinkielisen utrikesministeriet-nimen lyhenne on UM, joten tunnus um.fi palvelee molempia kieliryhmiä yhdenvertaisesti. Ministeriön viestintäasiantuntijat olivat ehdottaneet tunnuksenmuutosta jo vuonna 2011, jolloin ylätason verkkotunnus .um poistui käytöstä eikä enää estänyt um.fi-osoitteen rekisteröintiä. Tuolloin um.fi otettiin ensisijaisen tunnuksen rinnakkaistunnukseksi.
Nämä tunnuksenmuutokset ovat pieniä mutta tärkeitä esimerkkejä sähköisten palvelujen kielen parantamisesta. Kun kieltä halutaan parantaa, huomiota on kiinnitettävä leipätekstin lisäksi myös siihen, miten erilaiset kielelliset ratkaisut tukevat sivuston rakenteen hahmottamista, toimintojen helppokäyttöisyyttä ja sivuston löytymistä. Löytymisessä asiakkaita palvelee parhaiten luotettava verkkotunnus, joka kertoo kansalliskielillä, mistä viranomaisesta on kyse.
Lähteet
Eduskunnan oikeusasiamiehen ratkaisu Viranomaisten internet-osoitteiden kieli (Dnro 3802/4/07). https://www.oikeusasiamies.fi/r/fi/ratkaisut/-/eoar/3802/2007(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun) (pdf).
Eduskunnan oikeusasiamiehen ratkaisu Språklig jämlikhet i Suomi.fi-tjänsten (EOAK/1520/2018). https://www.oikeusasiamies.fi/r/fi/ratkaisut/-/eoar/1520/2018(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun) (pdf).
Fi-verkkotunnukset. Liikenne- ja viestintävirasto. https://www.traficom.fi/fi/viestinta/fi-verkkotunnukset(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun). Viitattu 3.5.2022.
Mikä on rinnakkaisdomain/-verkkotunnus? Louhi. https://www.louhi.fi/faq-items/mika-on-rinnakkaisdomain-verkkotunnus/(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun). Viitattu 3.5.2022.
Verkkotunnus. Wikipedia. https://fi.wikipedia.org/wiki/Verkkotunnus(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun). Viitattu 3.5.2022.
Verkkotunnusten terminologia. Shopifyn ohjekeskus. https://help.shopify.com/fi/manual/domains/domains-terminology(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun). Viitattu 3.5.2022.
Sähköpostikeskustelut Maanmittauslaitoksen ja ulkoministeriön viestinnän asiantuntijoiden kanssa.