Hallinnossa kaivataan koulutusta ja laatua viestintään

Sähköinen kysely koski suomenkielistä viestintää. Se suunnattiin virastopäälliköille, ja kustakin virastosta pyydettiin ainakin yhtä vastausta. Halutessaan kyselyn sai lähettää eteenpäin esimerkiksi osastopäälliköille. Kysely lähetettiin 190 osoitteeseen, ja vastauksia tuli 85.

Kieli tärkeää, huolto ei?

Kyselyvastausten perusteella hallinto toimii teksteillä ja kieltä pidetään tärkeänä, mutta työvälineen huoltoon ei ole panostettu viime aikoina. 71 prosenttia vastaajista kertoo, että viraston työajasta enemmän kuin puolet kuluu tekstien parissa, niitä lukiessa, kirjoittaessa, suunnitellessa ja kommentoidessa. Joka neljännessä virastossa teksteihin käytetään enemmän kuin 75 prosenttia työajasta.

Kaikki vastaajat pitävät kielen osuutta vähintään tärkeänä virastonsa viestinnässä, kolme neljästä hyvin tärkeänä (vaihtoehdot hyvin tärkeä, tärkeä, ei kovin tärkeä).  Eniten kieleen kiinnitetään huomiota tiedotteissa (94 % pitää hyvin tärkeänä), päätöksissä (89 %) ja lausunnoissa (88 %). Vähiten kielellä nähdään olevan merkitystä sosiaalisessa mediassa (29 % pitää hyvin tärkeänä ja 27 % ei kovin tärkeänä).

Vaikka kieltä arvostetaan, vain joka kymmenennessä virastossa on nimetty henkilö, joka vastaa organisaation kielenhuollosta. Muutamassa virastossa kielenhuolto on viestintäyksikön vastuulla, ja 85 prosentissa ei ole nimetty tahoa, joka huolehtisi tekstien laadusta.

Tekstien tuottajille on järjestetty koulutusta huolestuttavan vähän viiden viime vuoden aikana. Kielenhuollon ja kirjoittamisen koulutusta ei ole ollut lainkaan 22 prosentissa virastoista, ja vain joka neljännessä virastossa on ollut työntekijää kohden vähintään yksi koulutuspäivä.

Yksikään vastaajista ei ole sitä mieltä, että koulutusta olisi ollut liikaa. Kolme neljästä katsoo, että sitä on ollut liian vähän. Suurin este koulutuksen järjestämiselle on ajan puute, mutta myös rahasta on ollut pulaa. Joillakin työpaikoilla on priorisoitu muita koulutuksia, ja joissakin virastoissa koulutusta ei ole pidetty tarpeellisena.

Meidän kielemme hyvää, muiden ei niinkään

Vastaajia pyydettiin arvioimaan virastonsa kirjallisen viestinnän onnistuneisuutta asteikolla erittäin onnistunut, onnistunut, ei kovin onnistunut. Osa piti kysymystä vaikeana, koska sisäinen ja ulkoinen viestintä saavat niin erilaiset arviot. Arviointia pidettiin hankalana myös sen vuoksi, että laatu vaihtelee toiminnoittain.

Kaiken kaikkiaan omaan viestintään ollaan melko tyytyväisiä: 8 prosenttia pitää sitä erittäin onnistuneena ja 86 prosenttia onnistuneena. Eniten kehittämisen varaa nähdään tekstien palveluhenkisyydessä, ymmärrettävyydessä ja selkeydessä. Tyytyväisimpiä puolestaan ollaan tekstien asiallisuuteen.

Sen sijaan muiden virastojen teksteihin ei olla kovin tyytyväisiä (taulukko). Yli puolelle vastaajista tuottaa hankaluuksia löytää niistä olennaisia asioita ja tulkita tekstin sisältöä. Kukaan ei ole täysin samaa mieltä siitä, että olennainen löytyisi helposti tai tulkinta olisi helppoa. Täysin eri mieltä olevia on yli 10 prosenttia. Tulos on mielenkiintoinen siitä näkökulmasta, että virkatekstien vaikeaselkoisuutta selitetään joskus sillä, että tekstit on suunnattu muille viranomaisille.

Taulukko. Millaisia mielestänne ovat muiden virastojen ja ministeriöiden tekemät tekstit, esim. päätökset, ohjeet ja lausunnot, joita tarvitsette toiminnassanne?

Sisäiset ohjeet kompastuskivenä

Vastaajilta kysyttiin myös, mitkä oman viraston teksteistä aiheuttavat eniten yhteydenottoja ja jälkiselvittelyjä. Muutama kertoi, ettei yhteydenottoja juuri tule. Osalle yhteydenottoja aiheuttaa ennemminkin tekstien puute tai tiedottamisen niukkuus.

Eniten yhteydenottoja ja jälkiselvittelyjä aiheuttavat päätökset, ohjeet, tiedotteet ja lausunnot. Yhteydenotot eivät välttämättä johdu tekstin heikkouksista, vaan etenkin tiedotteissa ja lausunnoissa syynä voi olla aiheen kiinnostavuus. Jos tiedotteessa on mainittu yhdyshenkilön tiedot, kysymyksiä voi sadella mistä tahansa aiheesta, joka jotenkin liittyy organisaation toimialaan.

Päätöksissä yhteydenoton syyksi voi riittää se, että ratkaisu on lukijalle pettymys. Silti monet jälkiselvittelyt ovat kytköksissä tekstin epäkohtiin: lukija ei ymmärrä perusteluja, päätöstä ei osata soveltaa, tai valmiin lomakkeen terminologia tuottaa hankaluuksia.

Ohjeiden aiheuttamia yhteydenottoja voi kaikkein vähiten selittää muilla syillä kuin tekstin heikkouksilla. Vastauksissa kiinnittää huomiota se, että jälkiselvittelyjä aiheuttavat erityisesti hallinnon sisäiset ohjeet – ja niiden vaikeaselkoisuus nostetaan esiin myös muihin kysymyksiin vastattaessa. Paljon jälkiselvittelyjä aiheuttavat myös sisäiset tiedotteet. Vaikuttaakin siltä, että hallinnon sujuvoittamiseksi kannattaa sisäisiin ohjeisiin ja tiedotteisiin panostaa paljon enemmän kuin nykyisin.

Mikä neuvoksi?

Virastonsa kielenhuoltotyön tueksi vastaajat toivovat käytännön vinkkejä, onnistuneita esimerkkejä ja mahdollisuuksia hyvien käytäntöjen jakamiseen. Toivomuslistalla on mm. ”kielenhuollon helpdesk” ja virastolle räätälöity koulutus. Tarpeellisena pidetään lisäksi sitä, että kielenhuoltoa arvostettaisiin nykyistä enemmän: ”Kaikkein eniten tarvittaisiin asennemuutosta, eli kielenhuolto pitäisi kokea tärkeämmäksi kuin mitä se nykyisellään on.”

Kyselyssä kävi myös ilmi, ettei Kotuksen koulutusta ja muita palveluja tunneta kovin hyvin: ”Kotuksella on runsaasti palveluita, joista olisi varmasti hyötyä virastomme kielenhuoltotyössä, mutta emme ole ymmärtäneet hyödyntää niitä.”

Tietoa koulutuksesta ja muista Kotuksen palveluista: https://www.kotus.fi/palvelut/koulutus_ja_konsultointi(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)