Nimistönhuollon kohteena ovat ensisijaisesti viranomaistoimintaan liittyvät ns. viralliset nimet. Aina ei kuitenkaan ole selvää, mikä on virallinen nimi. Rajankäynti niiden välillä on usein esillä myös nimistöntutkimuksessa. Seuraavassa tarkastellaan viranomaisten toimivaltaan kuuluvia paikan- ja henkilönnimiä nimistönhuollon kannalta.
Virallisina niminä pidetään yleensä karttaan, tiennimikilpeen ja viralliseen asiakirjaan kirjattuja nimiä. Painettuun sanaan luotetaan, varsinkin jos sen on tuottanut jokin viranomainen. Kun nimeä pidetään virallisena, sen kirjoitusasuakin pidetään usein ”oikeana” eli yleiskielen ja kielenhuollon suositusten mukaisena ja tarkistettuna. Kaikki viranomaisten käyttämät nimet eivät kuitenkaan ole virallisia, eivätkä kaikki viralliset nimet kirjoitusasultaan suositusten mukaisia.
Virallinen ja epävirallinen nimi
Suuri osa nimistä on alkuaan epävirallisia, kuten vaikkapa Talliniemeen vievän tien nimitys ”Talliniemen tie”. Osa niistä on vakiintuneita, pitkään käytettyjä ja tunnettuja, osa vakiintumattomia eli mahdollisesti vielä vaihtuvia ja muuttuvia. Virallisia nimistä tulee silloin, kun jokin viranomainen tekee niistä lakisääteisen tai muuten toimivaltaansa kuuluvan nimipäätöksen. Viranomaisella on siis oikeus hyväksyä kohteelle nimi, jota kuuluu käyttää samassa muodossa kaikissa virallisissa yhteyksissä. Talliniemeen vievän tien osoitenimeksi voi tulla virallisesti Talliniementie.
Viranomaispäätöksellä hyväksytty nimi ei silti ole aina kirjoitusasultaan normin mukainen, sillä viranomaiset hyväksyvät tai käyttävät myös nimiä, jotka ovat kirjoitusasultaan suositusten vastaisia tai jotka ovat ristiriidassa jonkin muun viranomaisen vahvistaman nimen kanssa. Sellaisesta virallisesta nimestä, joka on kirjoitusasultaan nimistönhuollon suositusten mukainen, käytetään termiä standardoitu nimi.
Viralliset henkilönnimet
Etu- ja sukunimiä alkaa esiintyä Suomessa säännöllisesti maa- ja verokirjoissa 1500-luvun puolimaista alkaen. Seurakuntien kirkonkirjat – syntyneiden, kastettujen ja kuolleiden luettelot sekä rippikirjat – alkavat yleensä 1700-luvun alussa, jotkut jo 1600-luvulla. 1620-luvulta lähtien alettiin ylläpitää henkikirjaa, josta tuli sittemmin yleinen väestöluettelo. Sekä maallisen että hengellisen hallinnon asiakirjat ovat aikansa virallisia dokumentteja, mutta niissä esiintyvät, samaakin henkilöä tarkoittavat nimien kirjoitusasut vaihtelevat vuodesta ja asiakirjasta toiseen.
Silloin kun valtakunnan ainoa virallinen kieli oli ruotsi, suomenkielisen väestönosan etunimistö kirjattiin asiakirjoihin ruotsinkielisen käytännön mukaisesti ja välistä papin oman mieltymyksen mukaan ranskan, saksan tai latinan asuisena. Esimerkiksi Paavosta saattoi tulla Påhl, Paul tai Paulus, ja Liisaksi aiotun nimi voitiin kirjoittaa Elisabet, Elisabeta, Elizabeth, Elisabeth, Elizabetha, Lisbet, Lisbeta, Lijsbetha, Lisa, Lijsa jne., koska näitä kaikkia pidettiin saman nimen muotoina. Ortodoksisen väestön nimet kirjattiin venäläisittäin. Suomalaismuodot (Pekka, Matti) pääsivät mukaan vasta kirkonkirjojen kielen suomalaistuttua, mikä tapahtui viimeistään 1800-luvun lopussa.
Sukunimet sen sijaan säilyivät yleensä paikallisen väestön käyttämässä muodossa lukuun ottamatta oikeinkirjoitusta, joka seurasi ruotsin kieltä. Häkkinen saatettiin kirjoittaa Häckinn, Häckin, Heckin, Häckijn ja Häckinen, sukunimi Koponen muodoissa Kåpåinen, Kopoin, Copoin, Koppoin jne.
Nimen tarkoitus oli yksilöidä sen kantaja hallinnon tarpeisiin, mutta nimen kirjoitusasusta ei oltu niin tarkkoja kuin nykyään. Voi siis sanoa, että asiakirjaan merkitty nimi sinänsä oli virallinen mutta kirjoitusasu ei.
Henkilönnimien viralliset kirjoitusasut
Sukunimet. Vuonna 1921 tuli voimaan Suomen ensimmäinen sukunimilaki. Se määräsi sukunimet pakollisiksi kaikille. Sen, jolla ei sukunimeä ollut, oli se vuoden kuluessa otettava; muussa tapauksessa nimen määräsi pappi. Sukunimeä ei saanut enää muuttaa tai vaihtaa ilman viranomaisen lupaa, ja laissa määrättiin myös sukunimen hyväksymisen tai hylkäämisen ehdoista. Uusi sukunimi ei saanut esimerkiksi olla ”kielenvastainen tahi sopimaton”.
Sukunimistä tuli näin virallisia myös kirjoitusasultaan, ja viranomaisten kuului siitä lähtien käyttää nimiä juuri siinä muodossa kuin ne oli henkilölle kirjattu. Tästä syystä meillä on sukunimiä, joissa on jonkin verran aikansa kirjoitustavasta johtuvia eroja, kuten Virtanen ja Wirtanen, Ala-Mikkula ja Alamikkula, Romanoff ja Romanov.
Nykyinen nimilaki edellyttää nimien jonkinasteista standardointia: uuden sukunimen on oltava muodoltaan ja kirjoitustavaltaan kotimaisen nimikäytännön mukainen. Silloin kun uusiksi sukunimiksi otetaan aiemmissa polvissa esiintyneitä, vanhentuneiden tai vaihtelevien kirjoitusasujen mukaisia nimiä, ne eivät vastaa nykynormeja. Täysin uusissa sukunimissä nykyisen oikeinkirjoituksen mukainen standardointi toteutuu paremmin.
Etunimet. Etunimistä säädettiin Suomessa vasta 1945. Lain mukaan uusi etunimi ei saanut olla ”kielenvastainen” tai ”sopimaton”. Samalla määrättiin, että kun etunimi on merkitty väestöluetteloon, sitä ei saa muuttaa kuin laissa säädetyssä järjestyksessä. Etunimien määrä rajoitettiin enintään kolmeen.
Etunimien kirjoitusasut virallistuivat yksiselitteisiksi siis vasta vuoden 1945 etunimilaissa. Sitä ennen nimien kirjoitusasun standardoinnissa oli kansallisena ohjeistona tavallaan toiminut almanakka, jota papit ja sittemmin myös siviilirekisterin pitäjät paljolti seurasivat.
Nimilautakunta. Vuoden 1985 nimilaissa määrättiin sekä etu- että sukunimiä varten kansallinen, lakisääteinen elin: oikeusministeriön alainen nimilautakunta. Siltä on pyydettävä lausunto sukunimen muuttamisesta ja hakijan esittämästä uudesta sukunimestä. Etunimien osalta laki on väljempi: nimilautakunnan lausunto tarvitaan vain silloin, kun rekisterinpitäjä arvelee, että nimi on jollakin tavalla sopimaton ja voi aiheuttaa kantajalleen ilmeistä haittaa. Nimilautakunta ei kuitenkaan ole päätösvaltainen; se voi puoltaa hakemusta tai jättää puoltamatta, mutta asian ratkaisee maistraatti.
Nykyisissä etunimissä on sellaisia, joita on hyväksytty ennen ensimmäistä etunimilakia, sekä sellaisia, jotka rekisterinpitäjä on hyväksynyt lausuntoa pyytämättä. Siksi etunimissä ja niiden kirjoitusasuissa on enemmän kirjavuutta kuin sukunimissä. Osan kirjosta on tuonut yksilöllisyyden tavoittelu. Almanakoissa etunimien määrä on rajallinen, mistä syystä etunimiä ja vaihtelevia kirjoitusasuja haetaan muualtakin. Nimivariantteja on omaksuttu muista kulttuureista saatujen mallien mukaisesti, ja niitä tullut ulkomailta muuttaneiden mukana. Väestörekisteriin on kirjattu esimerkiksi Aleksi, Alexi ja Alex sekä Aleksandra, Alexandra, Alexsandra, Alexssandra ja Alecsandra.
Nykyään kaikki väestörekisteriin merkittyjen henkilöiden etunimet ovat kirjoitusasujaan myöten virallisia, suurin osa oikeinkirjoitusnormien mukaisia ja osa myös nimilautakunnassa käsiteltyjä ja puollettuja. Väestörekisteriin merkitty etu- tai sukunimi voidaan muuttaa vain lain säätämässä järjestyksessä, vaikka kyseessä olisi pieni kirjoitusasun muutos.Nimilain mukaan kaikki eriasuiset nimet, myös saman nimen kirjoitusvariantit,ovat nykyään eri nimiä, ja siten asian ymmärtävät myös nimenantajat: heille Luka ja Luca ovat eri nimiä. Nimistöntutkimuksen kannalta nykyistäkin nimistöä sen sijaan voisi ja välistä pitääkin katsoa toisin.
Epävirallista paikannimistöä
Perinteiset paikannimet. Perinteiset maantieteelliset nimet – asumusten, viljelysten, metsien, soiden ja vesien nimet – ovat syntyneet pääosin puheessa, epävirallisina niminä. Samaa kohdetta on voitu nimittää useallakin nimellä, ja esimerkiksi jokia on nimetty virran varrella eri nimin (Perhonjoki eli Vetelinjoki; Paimionjoki – Someronjoki). Uusia epävirallisia nimiä syntyy arkikäytössä jatkuvasti, ja niiden kieliasu värittyy niin nimenkäyttäjien kielen, kulttuuritaustan, ammatti- tai harrasteryhmän kuin paikallisuuden mukaan.
Perinteistä epävirallista nimistöä on koottu vanhastaan koko maasta paikallisia asukkaita haastattelemalla. Kotimaisten kielten keskuksen (Kotus) nimiarkistossa on näin kerättyjä nimiä noin 2,5 miljoonaa. Nimien murremuodot on hakusanoitettu yleiskielen suuntaan: menettelyä kutsutaan normaalistamiseksi, ja se tehdään yhtenäisten ohjeiden mukaisesti paikallista erikoissanastoa säilyttäen. Esimerkiksi savolaismurteiden alueella tavallinen huapaniem’ on hakusanoitettu asuun Haapaniemi, mutta ’teertä’ tarkoittavat terri, tetri, töyri on säilytetty esiintymisalueidensa paikannimissä, samoin sanat jänkkä ja niittu. Aineisto sisältää siis epävirallisia mutta normienmukaan hakusanoitettuja nimiä.
Maanmittauslaitoksen tuottamassa peruskartassa (kansalaisen.karttapaikka.fi) on 800 000 paikannimeä. Peruskarttaan valitut suomen-, ruotsin- ja saamenkieliset paikannimet on tarkistettu systemaattisesti Kotimaisten kielten keskuksessa ja sitä edeltäneissä laitoksissa 1960-luvulta lähtien. Maanmittauslaitoksen karttoihinsa valitsemia nimiä ei ole kuitenkaan minkään lain nojalla vahvistettu, eli ne eivät ole virallisia nimiä. Se merkitsee sitä, että vaikka kieliasiantuntijat ovat nämä nimet tarkistaneet, mikään laki ei Suomessa velvoita toista viranomaista tai julkisen palvelun tarjoajaa käyttämään juuri näitä nimiä ja muotoja omassa toiminnassaan. Esimerkiksi merikarttojen nimissä on eroja verrattuna Maanmittauslaitoksen karttojen nimiin.
Virallista paikannimistöä
Katujen, kaupunkien ja kuntien nimet. Kaavanimet ja haja-asutusalueiden teiden nimet hyväksyy kunnan- tai kaupunginvaltuusto, joskus kunnan- tai kaupunginhallitus. Suomessa on kahdessa kunnassa päätoiminen ammattinimistönsuunnittelija, toisissa nimilautakunta, joissakin nimiä ehdottaa kaavantekijä. Kun valtuusto päättää asemakaavasta, nimet virallistuvat kaavan mukana. Niissä kunnissa, joissa nimeämiseen osallistuvat kieli- ja nimistöammattilaiset, huolehditaan myös siitä, että nimet ovat kieliasultaan normien mukaisia. Tämä koskee molempia kansalliskieliä eli suomea ja ruotsia alueilla, joilla ne ovat virallisesti käytössä, ja saamea saamelaisten kotiseutualueella.
Myös kaikki kunnan- ja kaupunginnimet ovat nykyään virallisia nimiä, jotka hyväksyy kunnanvaltuusto. Osa kaupunkienkin nimistä on ollut heti alkuun virallisia, sillä kaupungit ovat saaneet viralliset nimensä perustamisensa yhteydessä (Maarianhamina – Mariehamn; Vantaa – Vanda; Sastamala) tai vallanpitäjien vaihtuessa (1606 perustetusta Mustasaaren kaupungista tuli 1611 Vasa, 1855 Nikolaistad eli Nikolainkaupunki ja 1917 Vaasa - Vasa). Niihin liittyy siis viranomaispäätös.
Aina ei kieliasiantuntemusta kuitenkaan haluta käyttää tai ottaa huomioon. Varsinkin suositusten mukaista yhdysmerkin käyttöä vähätellään. Esimerkiksi Keravalla on teiden nimet Alikeravantie (pitäisi olla Ali-Keravan tie) ja Ylikeravantie (pitäisi olla Yli-Keravan tie), joita ei paikallisen nimistötoimikunnan huomautuksista huolimatta ole korjattu mm. nimikilpikustannusten vuoksi. Elokuussa 2013 Rovaniemen kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti kylien nimien kirjoitusasut Alanampa ja Ylinampa vastoin peruskartassa olevia tarkistettuja kirjoitusasuja Ala-Nampa ja Yli-Nampa. Kiinteistörekisterissä on esimerkiksi useita tiloja, joiden virallinen nimi kirjoitetaan Uusihonkala, mutta Maanmittauslaitoksen tarkistetuissa kartoissa niidenkin nimet ovat nykyisen oikeinkirjoituksen mukaisesti muodossa Uusi-Honkala.
Puhekieli ja viralliset nimet
Murreasuiset nimet. Puhekielisiä kirjoitusasuja on paikoin käytetty virallisessa nimenannossa antamaan paikallisväriä ja luomaan yhteenkuuluvuutta. Raumalla Lapin pitäjässä on paikallista murretta hyödynnetty antamalla Narvijärven rannan tiennimeksi Krapurannanpolk, ja Rauman keskustassa on vanhastaan kuja nimeltä Kitukränn. Rovaniemellä on tiennimi Antinmukka (mukka ’mutka’; mukka on yleinen peräpohjalainen murresana, joka on muutenkin säilytetty esiintymisalueensa tarkistetuissa karttanimissä), Savitaipaleella Mettolahentie (vie Metsoniemenlahteen).
Slanginimet. Suurin osa slanginimistöstä on ns. sekundaarinimistöä, eli se on muodostettu entuudestaan käytössä olevan virallisen nimen pohjalta ja useimmiten lyhentämällä. Helsingin slangissa on Kaivopuistosta tullut Kaivari, Pihlajamäestä Pihlis ja Sörnäisistä Sörkkä ja Sörkka. Itsenäisesti slangipohjalta syntyneitä, yleisesti tunnettuja paikannimiä kuten Stadi, on slanginimissä vähän. Slanginimet ovat epävirallista puhekielistä nimistöä, mutta kylliksi vakiinnuttuaan niistä voi tulla virallisia. Slanginimiä on hyödynnetty virallisessakin nimeämisessä, kuten on tehty Helsingissä toimivan oppilaitoksen nimessä Stadin ammattiopisto.
Murre- tai slangiasuisen nimen käyttö virallisessa nimenannossa edellyttää kuitenkin harkintaa. On osattava löytää yleisesti hyväksyttävä nimi, sillä nimeä käyttävät muutkin kuin paikalliset asukkaat. Murre- ja slanginimet vähäisessä määrin käytettyinä elävöittävät nimimaisemaa, antavat sille pikantin ja omaleimaisen lisän. Jos niitä alettaisiin viljellä laajemmin, teho laimenisi. Haittaa koituisi siitäkin, jos nimeä ja sen kohdetta ei varsinkaan hälytystilanteissa ymmärrettäisi oikein.