Moni pitää sopimus- ja säädöstekstejä vaikeaselkoisina. Sopimuslomakkeet ja verkkokaupan käyttö- tai sopimusehdot saatetaan hyväksyä niitä lukematta. Näin siitäkin huolimatta, että niissä voi olla jotain todella tärkeää, jonka huomaamatta jääminen voi johtaa ikäviin yllätyksiin. Jos tarjouspyyntö tai sopimusehdotus on työläs tutustuttava, tarjouksia tai toimittajia ei ehkä saadakaan. Toteutus- ja seurantavaiheessa monimutkaiset sopimukset vaikeuttavat yhteistyön onnistumista ja johtavat helposti väärinkäsityksiin ja turhiin riitoihin.
Monimutkaiset asiat on nykyviestinnässä tapana havainnollistaa. Tekniset ja taloudelliset tiedot esitetään kaavioina ja käyrinä. Käyttö- asennusohjeet ja markkinointimateriaalit opastavat lukijaa piirrosten ja kuvien avulla. Prosesseja ja logistiikkaketjuja esitetään vuokaavioin. Tekniikan ja lääketieteen alalla ei tultaisi toimeen ilman mallinnusta ja kuvantamista. Voisi olettaa, että myös sopimukset ja säädökset on näillä keinoilla mahdollista tehdä ymmärrettävämmiksi.
Markkinat edellyttävät tuotteilta ja palveluilta käyttäjäystävällisyyttä. Tuottajat testaavatkin prototyyppejä ja niiden toimivuutta tärkeänä osana laadunvarmistusta. Sopimusten ja säädösten yhteydessä näin ei kuitenkaan ole tapana toimia. Syntyy vaikutelma, että ne on tarkoitettu vain asiantuntijoille, viranomais- ja tuomioistuinkäyttöön, vaikka tietoa niistä tarvitsee myös moni muu.
Visualisointi ja ennakoiva oikeus
Visualisointi (visualisaatio; visuaalistaminen) tarkoittaa näkyväksi tekemistä ja havainnollistamista. Visualisoinnin keinoina voidaan käyttää esimerkiksi karttoja, kaavioita, piirroksia ja taulukoita tai vaikkapa pelillistämistä ja animaatioita. Visualisointi tarjoaa välineitä, joilla voidaan parantaa viestin perillemenoa ja vuorovaikutusta sekä rakentaa yhteisymmärrystä myös sopimuksia ja säädöksiä laadittaessa. Sopimuksen tavoitteiden tunnistaminen ja näkyväksi tekeminen ovat keskeinen osa riitojen torjuntaa ja ennakoivaa sopimista. Se puolestaan liittyy ennakoivaan oikeuteen: suuntaukseen, joka sai alkunsa Suomesta 1990-luvulla ja on sittemmin laajentunut eri puolille maailmaa. Siinä huomion keskipisteenä eivät ole säännöt ja oikeudelliset välineet sinänsä, vaan niiden toimivuus. Ennakoivan oikeuden ydintavoite säädösten yhteydessä on ilmaistu Euroopan talous- ja sosiaalikomitean lausunnossa numero 2009/C 175/05 aiheesta ”Ennakoiva oikeus: askel kohti parempaa sääntelyä EU:n tasolla”, joka julkaistiin Euroopan unionin virallisessa lehdessä 2009/C 175. Tavoite kiteytyy lausunnossa näin:
6.10 – – lainsäätäjän tulisi huolehtia sellaisten toiminnallisesti tehokkaiden oikeussääntöjen luomisesta, jotka vastaavat todellisiin tarpeisiin ja jotka pannaan täytäntöön siten, että näiden sääntöjen perimmäiset tavoitteet saavutetaan. Säännöistä tulisi viestittää tarkoitetun yleisön kannalta mielekkäällä tavalla niin että ne, joita säännöt koskevat, ymmärtävät ne ja pystyvät noudattamaan niitä.
6.11 Säädöksen elinkaari ei ala säädösehdotuksen laatimisesta eikä se pääty ehdotuksen viralliseen hyväksymiseen. Tavoitteena ei ole säädös, vaan sen onnistunut soveltaminen. Soveltaminen puolestaan ei merkitse ainoastaan instituutioiden suorittamaa täytäntöönpanoa, vaan myös säädöksen tarkoittamien ihmisten ja organisaatioiden omaksumista, hyväksymistä ja tarvittaessa käyttäytymisen muutosta.
Visualisointi ei ole säädöksissä ja määräyksissä yleistä, mutta ei täysin vierastakaan. Kotimaisena esimerkkinä voidaan mainita Säteilyturvakeskuksen ohje kaavioineen. Kanadassa visualisointia on kokeiltu laajemmin jo vuonna 2000, jolloin laadittiin David Bermanin johdolla ehdotus lainsäädännön uudesta formaatista (http://www.davidberman.com/NewFormatForCanadianLegislation.pdf(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)). Siinä suositettiin kaavioiden käyttöä säädösten sisällön havainnollistamiseksi. Laatiessaan laista vuokaaviota Bermanin tiimi havaitsi epäjohdonmukaisuuksia ja päätyi siihen, että kaavioiden käyttö jo lain laatimisvaiheessa voisi osaltaan parantaa säädöstekstiä.
Visualisointia on sovellettu kaupungin järjestyssääntöihin New Yorkissa, missä Candy Chang ja Center for Urban Pedagogy toteuttivat katukauppiaiden työtä helpottavan visuaalisen Vendor Power! -oppaan. Se on laadittu erityisesti henkilöille, joiden äidinkieli ei ole englanti: siinä on hyvin vähän tekstiä ja paljon kuvia.
Kaupankäynnissä tilanteet, joissa takuuta ei ole annettu tai takuuaika on päättynyt, ovat usein käytännössä hankalia. Niissä tarvitaan sopimusten ja säädösten tulkintaa ja yhteensovittamista. Ostajilla ja myyjillä saattaa olla käsitys, että myyjän vastuu päättyy takuuajan päättyessä. Ostajalla voi kuitenkin tällöinkin olla oikeus esittää vaatimuksia lakisääteisen virhevastuun perusteella. Tämä oikeus voidaan yritysten välisissä sopimuksissa sulkea pois, kuluttajasuhteissa ei. Kuluttajavirasto on kehittänyt yhdessä Kodintekniikkaliiton kanssa Myyjän takuu-apurin, joka auttaa kysymään oikeat kysymykset. Sekä myyjien että ostajien on kuitenkin ensin muistettava, että takuun puuttuminen tai päättyminen ei automaattisesti merkitse, että myyjällä ei ole vastuuta virheestä. Tämän hahmottamiseksi ja mielessä pitämiseksi kuva on tehokkaampi kuin tuhat sanaa:
Visualisointi voi myös (tarkoituksella tai tahtomatta) vääristää tietoa. Se voi korostaa toivottuja ja häivyttää ei-toivottuja seikkoja. Jos kuvaan otetaan vain sopimuksessa nimenomaisesti sovitut seikat, lakisääteiset oikeudet ja velvollisuudet saattavat unohtua. Visualisointi voi myös olla ristiriidassa tekstin kanssa, jolloin herää kysymys, kumpi pätee.
Aalto-yliopistossa kokeillaan sopimusten visualisointia
Aalto-yliopistossa 2011 käynnistyneessä Novel Roles and Rules -hankkeessa yhtenä teemana on sopimusten käytettävyyden parantaminen. FIMECC UXUS -tutkimusohjelmaan kuuluva hanke tuo yhteen erilaisia osaajia: esimerkiksi suunnittelun, käyttäjäkokemuksen, juridiikan ja hankintojen tutkijoita ja ammattilaisia, joiden tavoitteena on haastaa ja muuttaa sopimuksiin liittyviä käsityksiä ja käytäntöjä muun muassa visualisoinnin avulla.
Visualisointia on UXUS-ohjelmassa sovellettu hankinnan puitesopimuksiin ja eräisiin vakioehtoihin, kuten rakennusurakan yleisiin sopimusehtoihin (YSE 1998). Aalto-yliopiston SimLabin PRO2ACT -hankkeessa on tehty puolestaan kokeiluja julkisten hankintojen yleisien sopimusehtojen (JYSE 2009) visualisoimiseksi. Stefania Passeran toteuttamat kokeilut kummassakin hankkeessa jatkuvat, ja ne ovat jo herättäneet kiinnostusta myös kansainvälisesti.
Ensimmäiset kokeilut ja testitulokset ovat rohkaisevia. Ne osoittavat selvästi, miten sopimusten ymmärrettävyys, toimivuus ja käyttäjäkokemus paranevat, kun tekstiä täydennetään esimerkiksi vuokaavioin ja aikajanoin. Visualisointi voi auttaa hahmottamaan nopeasti sopimuskokonaisuuden ydinasiat, kuten milloin hanke alkaa ja päättyy, miten yhteistyö etenee, mitä siinä tuotetaan, ostetaan tai myydään ja milloin maksut erääntyvät. Toteutusvaiheessa visuaaliset ohjeet selventävät menettelyitä ja määräaikoja ja niitä toimia, joita kunkin tulee tehdä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Visualisointi voi auttaa myös havainnollistamaan sopimuksiin liittyviä riskejä ja parantamaan niiden hallintaa.
Tervetuloa, uusi visuaalisten sopimusten ja säädösten aika!
On tullut aika nostaa esiin tekstien toimivuus ja käyttäjät eli ihmiset ja yritykset, joita säädökset ja sopimukset ensi sijassa koskevat ja joiden odotetaan toimivan niiden mukaisesti. Visualisoinnin tavoitteena on tekstin esittäminen tavalla, joka tukee sen ymmärtämistä: kuvioita käytetään tekstin tukena, ei sen asemesta. Vaikka visualisointiin liittyy myös riskejä, se tarjoaa niin paljon mahdollisuuksia, että se on tulossa myös sopimusten ja säädösten maailmaan jäädäkseen.