Kielikellossa 3/2017 Esa Laihanen käsitteli vuorovaikutusta ja puhuttelua hylkäyskirjeissä. Laihanen nosti esiin, että kohteliaan, myönteistä yrityskuvaa rakentavan hylkäyskirjeen muotoileminen on haastavaa ja että tutkimukselle olisi tilausta. Olen itse tarkastellut hylkäyskirjettä tekstilajina tuoreessa tutkielmassani, jonka tuloksia esittelen täydentääkseni Laihasen hyvää pohdintaa. Hylkäyskirjeen tekstilajin hallinta näyttää haastavan paitsi opiskelijat myös rekrytoivat ammattilaiset.
Tekstilaji yllättävän vakiintumaton
Laihanen esitti, että hylkäyskirjeiden peruspulmana on sinuttelun ja teitittelyn sekakäyttö. Sadan aidon hylkäyskirjeen aineistossani teitittely on ylipäätään vähäistä. Katsoisinkin, että vaikeus valita sopiva tapa puhutella työnhakijoita kertoo laajemmasta ilmiöstä. Vaikka hylkäyskirjeissä käytetään melko fraasiutuneita ilmaisuja, esimerkiksi torjuntalauseita (Valitettavasti valinta ei kohdistunut sinuun), niin kirjeiden yllättävän laaja ilmaisullinen variaatio osoittaa, että kirjoittajia ei ohjaa täysin yhteinen tekstilajin taju. Fraasiutunut torjuntalausekin puuttuu kokonaan joka viidennestä aineistoni hylkäyskirjeestä. Hylkäys osoitetaan tällöin ilmaisemalla tehtävään valitun nimi tai kertomalla rekrytointiprosessin päättyneen.
Vaihtelevat ratkaisut saavat kysymään, kuinka hyvin hylkäyskirjeiden tuottajat hahmottavat kohderyhmänsä tarpeineen. Keskustelujeni perusteella hylkäyskirjeen merkitystä työnantajakuvalle ei aina organisaatioissa ymmärretä. Eräskään useampia rekrytointeja hoitanut henkilö ei osannut sanoa, millaisia hylkäyskirjeitä hänen hylkäämilleen työnhakijoille lähetetään vai lähetetäänkö niitä ollenkaan. Monet työnhakijat taas suhtautuvat saamiinsa – tai saamatta jääneisiin – hylkäyskirjeisiin hyvin tunteellisesti.
Hylkäyskirjeisiin rakentuu rooleja
Vaikka hylkäyskirjeissä on vaihtelua, vakiintuneita vaikuttaisivat olevan ennen muuta niihin rakentuvat roolit. Työnhakija on alisteisessa asemassa näyttäytyvä hylkäämisen kohde, työnantaja taas tarjoaja ja arvioija, jolla on täytettäviä tarpeita. Yleensä kirjeissä ei tekstin tasolla käy vahvasti ilmi, että työnantajakin on työnhakijan arvioinnin kohteena.
Joskus roolit näyttäisivät kuitenkin kääntyvän päälaelleen. Esimerkiksi kehotettaessa seuraamaan tulevia avoimia työpaikkoja vihjaistaan, että hylätty työnhakija voi tulevaisuudessa olla valitsijan roolissa päättäessään, millaisten tahojen työpaikkailmoituksiin hän tarttuu (Toivomme kuitenkin, että seuraat jatkossakin avoimia työtehtäviämme…). Hyvin poikkeuksellisesti työnantaja saattaa kielellisesti osoittaa, että se arvioi omaakin toimintaansa: Kiitos hakemuksestasi ja anteeksi, että palaamme asiaan näin pitkällä viiveellä.
Hylkäyskirjeiden tekstiin sisältyvä roolitus kuvastaa yhteiskuntaa, jossa vallitsevat työnantajan markkinat ja jossa hylättävän työnhakijan huomiointiin ei välttämättä kohdisteta erityisemmin resursseja. Odotan mielenkiinnolla, kuinka työnantajat kehittävät rekrytointiviestintäänsä vaaliakseen yrityskuvaansa ja kuinka se näkyy tulevaisuuden hylkäyskirjeissä. Viestintää voisi parantaa vaikkapa valintakriteerien erittelyllä – hylkäyskirjeistä vain 15 prosentissa kuvataan, millaisin kriteerein työntekijä valittiin.
Lue lisää:
Keckman, Elina 2017: Hylkäyskirje tekstilajina työnhaun diskurssissa. Pro gradu -tutkielma. Helsingin yliopisto, suomen kieli. Saatavilla osoitteesta http://urn.fi/URN:NBN:fi:hulib-201706054641(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun).
Laihanen, Esa 2017: Vuorovaikutus ja puhuttelu kieltävissä rekrytointivastauksissa. – Kielikello 3.