Yleensä sähköpostiosoite ilmaistaan ilman sanaa sähköposti. Sitä voi kuitenkin käyttää, kuten myös lyhenteitä sähköp. tai s-posti. Lyhennettä e-mail suositellaan käytettäväksi vain englanninkielisissä yhteyksissä.
Jos sähköpostiosoite koostuu etu- ja sukunimestä, ne kirjoitetaan standardin suosituksen mukaan pienellä alkukirjaimella: kyseessä on koneelle tarkoitettu koodi, joka ei kaikissa tapauksissa koostu vastaanottajan koko nimestä, ja siksi alkukirjain on aina pieni. Esimerkiksi käyntikortissa voi olla vaikkapa seuraavanlaiset yhteystiedot.
taina.teikalainen@yritys.fi
Sähköposti taina.teikalainen@yritys.fi
S-posti taina.teikalainen@yritys.fi
Sähköp. tateikal@yritys.fi
tilaukset@yritys.fi
Jos sähköpostiosoite halutaan kertoa verkkosivuilla, ei kannata käyttää varsinaista @-merkkiä, vaan avata se esimerkiksi näin:
tilaukset[ät-merkki]yritys.fi.
Näin voidaan vähentää roskapostien lähettämistä kyseiseen sähköpostiosoitteeseen.