Selkeä ja asiallinen kieli on keskeinen osa Maahanmuuttoviraston viestintää ja hyvää asiakaspalvelua. Jo virkakielikampanjan alkumetreillä Maahanmuuttoviraston verkkosivujen kieli sai kiitosta kotuslaisilta. Kampanjaan osallistumalla hyvästä kielestä haluttiin kuitenkin tehdä vieläkin parempaa.

Vaikeiden asioiden sanominen ymmärrettävällä kielellä lakia noudattaen on asia, jonka kanssa virastossa painitaan alituiseen. Lakitekstien koukerot kiertävät helposti asiakirjasta toiseen. Asetuksessa tai säädöksessä käytetty kieli siirtyy liian usein sellaisenaan hakulomakkeeseen tai päätöstekstiin. Tällöin kansalaiselle tarkoitettu teksti näyttää samalta kuin asiantuntijalle suunnattu. Tällaiset tekstit ovat kaikille vaikeita, mutta erityisen vaikeita ne ovat Maahanmuuttoviraston päätöstekstien vastaanottajille, joista suurin osa tarvitsee tekstin ymmärtämiseen tulkkauksen. Tällöin päätös kulkee vielä yhden välikäden kautta ennen vastaanottajalle saapumista.

Sisäinen viestintä ja prosessit kampanjan teemoja

Maahanmuuttovirasto on yksi virkakielikampanjan pilottihankkeista. Pilottihankkeen aikana virasto on keskittynyt asioinnin kulusta tiedottamiseen ja asiointiprosessien yksinkertaistamiseen. Jotta hallinnon avoimuus toteutuu, pitää yleisön ja asiakkaiden tietää ja ymmärtää, mitä viranomainen tekee. Kampanjan osuminen vaalivuoteen oli myös hyvä sattuma: laadukas yhteiskunnallinen keskustelu tarvitsee faktaa, tilastoja ja raportteja, joita Maahanmuuttoviraston verkkosivuille päivitetään jatkuvasti. Huomiota kiinnitettiin myös verkkosivuilta löytyviin termeihin sekä niiden selityksiin ja käännöksiin.

Kampanjan aikana virasto on panostanut myös sisäiseen viestintään, sillä virkamiesten päivittäisessä työssään tuottamat tekstit jäävät usein ulkoisen viestinnän jalkoihin. Viraston työntekijöiden kirjoittamis- ja kielenkäyttökoulutuksen tarpeen arviointi onkin ensimmäinen askel kohti parempaa arkipäivän virkakieltä.

Ohjeita jo omasta takaa

Maahanmuuttovirastolla oli jo kampanjan alkaessa lukuisia erilaisia ohjeistuksia työkseen kirjoittaville: ohjeiden olemassaolosta tosin täytynee tasaisin väliajoin informoida henkilöstöä, jotta ne eivät pääse unohtumaan. On myös mahdollista, että kaikki eivät edes tiedä tällaisten viranomaisille räätälöityjen kielenhuolto-ohjeiden ja sanakirjojen olemassaolosta, koska viereisessä huoneessa saattaa istua se työpaikan kielipoliisi, jolta voi aina kätevästi tarkistaa  pilkun oikean käytön.

Viraston intranetissä on tekstinhuollossa auttava sivu, josta löytyy vastauksia viraston työntekijöitä usein askarruttaneisiin kysymyksiin. Sivulta voi tarkistaa esimerkiksi, kirjoitetaanko sisäministeriö isolla vai pienellä alkukirjaimella ja miten Maahanmuuttovirasto taipuu venäjäksi. Ohjeista saa myös vinkkejä muun muassa hyvän PowerPoint-esityksen tekemiseen.

Jokaisella viraston yksiköllä on myös omia ohjeistuksia: Asiakirja-arkistosta löytyy turvapaikkayksikön laajahko kielenhuollon kertausopas, joka sisältää tietoa esimerkiksi oikeinkirjoitussuosituksista ja vinkkejä tekstin lyhentämiseen. Tämänkaltaisten ohjeiden hyödyntämiseen viraston jokapäiväisessä työssä kannattaa panostaa, etteivät ne jää käyttämättöminä arkiston uumeniin.

Virkakielestä on moneksi – myös tutkimuskohteeksi

Nykyiset viranomaisten tekstit ovat moneen suuntaan intertekstuaalisia, mikä vaikeuttaa tavoitteen kirkastamista. Yhden tekstin taustalla on lukuisia aiempia tekstejä, sillä tekstit ovat riippuvaisia toisistaan ja muodostavat jatkumoita, joissa samat termit ja taustaoletukset kiertävät yhä uudelleen. Näin on myös Maahanmuuttovirastossa: juristit laativat laista toimintaohjeita, joiden avulla viraston päätöksiä tekevä henkilöstö antaa päätöksiä. Lupahakemuksiin tehdyt päätökset ovatkin Maahanmuuttoviraston tärkeimpiä asiakkaille suunnattuja tekstejä.

Olen tutkinut viranomaiskielen rakennetta ja piirteitä pro gradu -tutkielmassani. Tutkielmani aineistona käytin Maahanmuuttoviraston sisäiseen käyttöön tarkoitettuja lainsoveltamisohjeita. Lainsoveltamisohje on haastava tekstityyppi niin kirjoittajalle, lukijalle kuin kielenhuoltajallekin. Siinä yhdistyvät lakitekstien koukerot, substanssiasian käsitteet ja toimintaohjeen lauserakenteet. Gradututkielmani sivutuotteena valmistui myös ymmärrettävyyden näkökulmasta laadittu opas, jonka ohjeet tähtäävät siihen, että Maahanmuuttovirasto voi tehdä teksteistään entistäkin selkeämpiä.

Lainsoveltamisohjeet ovat tietynlainen välietappi lakikirjojen teksteistä päätöskirjeiksi viraston tavallisille asiakkaille. Lakiin kirjatut pykälät kulkeutuvat lukuisten eri viranomaisten työpöytien kautta ennen kuin ne saavuttavat asiakkaan, mutta silti asiakkaan eteensä saama teksti on usein yhtä vaikeaselkoista kuin lakitekstikin. Onkin varmaa, että kaikki viranomaistekstien selkeyttämiseen käytetty aika maksaa itsensä takaisin moninkertaisena: tarkentavia kysymyksiä sisältävät viestit jäävät pois, ja viranomaisen työ tehostuu. Tämä oli myös yksi tutkimusaiheeni valintaan liittyvä motiivi, sillä olisi suotavaa, että myös asiantuntijan asiantuntijalle laatima teksti olisi ymmärrettävää ja selkeää, jotta työ tekstin parissa voisi olla tehokasta ja kivutonta.

Virkakieli on otettava vakavasti, mutta ei totisesti

Avoin hallinto -hanke, virkakielikampanja ja lainsoveltamisohjeiden tekijöille tarkoitetun oppaan laatiminen ovat esimerkkejä siitä, että myös julkinen sektori haluaa tekstiensä pysyvän muuttuvan kielen ja muuttuvien kieleen kohdistuvien vaatimusten mukana.

Virkakieli on vakava asia, sillä selkeä kieli turvaa demokratian toteutumisen. Siksi onkin erinomaista, että hallintolain vaatimukseen ymmärrettävästä ja asiallisesta kielestä on vastattu usealta rintamalta. Kieltä ovat olleet parantamassa kunnalliset ja julkishallinnolliset organisaatiot, yksittäiset virkamiehet, kansalaiset ja ainakin yksi yliopisto-opiskelija.

Maahanmuuttovirastossa virkakielenhuoltoon, niin kuin muuhunkin viestintään, on suhtauduttu viranomaiselle sopivaan tapaan neutraalilla rentoudella. Neutraalin rennossa suhtautumistavassa asia otetaan vakavasti, mutta kieltä ei silti huolleta suu mutrussa. Kun parannettavaa löytyy, siihen paneudutaan huolella, jotta hyvästä voisi jonakin päivänä tulla erinomainen.

Lue lisää:

Peiponen, Piia 2015: Ymmärtämiseen vaikuttavat rakenteet ja kielenpiirteet Maahanmuuttoviraston lainsoveltamisohjeissa. Pro gradu -tutkielma. Tampereen yliopisto. Luettavissa https://trepo.tuni.fi/handle/10024/97656(avautuu uuteen ikkunaan, siirryt toiseen palveluun)