Hyvä hakemisto on huomaamaton

Hakemistojen perimmäinen tarkoitus on siirtää tiedon etsimisen taakkaa lukijalta hakemistojen laatijalle. Se, miten hyvin tässä on onnistuttu, erottaa toimivan ja käytännöllisen hakemiston huonosta. Hyvä hakemisto on huomaamaton – lukija ei eksy sen syövereihin etsiessään sen laadinnan logiikkaa vaan viettää sen parissa vain hetken ja singahtaa pian etsimäänsä tietoon.

Hakemistoa ei voi laatia mekaanisesti keräämällä taajaan esiintyviä käsitteitä listaksi. Laadinta on luovaa kirjoittamista, joka vaatii lähdemateriaalin huolellista analyysia, kokonaisuuksien hahmottamista ja olennaisen tiedon erottamista epäolennaisesta. Laatijan tulee ymmärtää aiheiden väliset suhteet, hallita hakusanojen hierarkkista rakennetta ja ohjata lukija häntä kiinnostavan tiedon äärelle ristiviitteidenavulla.

Erilaisia hakemistoja

Aihehakemisto koostuu kirjan aiheista eli käsiteltävistä uusista ideoista, selityksistä tai tulkinnoista. Nämä ovat kirjan teemoja, joihin kirjoittajan ja lukijan huomio kohdistuu. Aiheet eroavat käsitteistä eli konsepteista, jotka ovat aiheiden käsittelyn ja ymmärtämisen apuvälineitä mutta eivät itse ole huomion pääasiallisena kohteena. Esimerkiksi käsiteltäessä megalosaurusten ruokavaliota voidaan kertoa eläimen eläneen jurakaudella. Aihehakemistossa voi tällöin olla hakusana megalosaurukset, ruokavalio, mutta jurakausi on tässä yhteydessä vain konsepti, eikä sitä tule sisällyttää aihehakemistoon. Joidenkin kirjojen ainoa hakemisto on nimetty myös asiahakemistoksi.

Nimihakemistoon kerätään tekstissä mainittuja henkilöiden nimiä. Nimihakemisto voi olla erillinen, tai se voidaan yhdistää aihehakemiston kanssa (jolloin hakemisto yleensä otsikoidaan vain hakemistoksi). Ratkaisu riippuu kirjan laajuudesta ja nimien keräyksen linjauksista eli esimerkiksi siitä, kerätäänkö kaikki maininnat vai vain sellaiset, joiden yhteydessä henkilöstä varsinaisesti puhutaan.

Kirjakohtaisesti voidaan kerätä myös erityisiä hakemistoja, jos sen katsotaan palvelevan lukijoiden tarpeita. Kielitieteellisissä kirjoissa voi olla käsiteltyjen kielten hakemisto ja eläinkirjoissa vaikkapa latinankielisten lajinimien hakemisto. Erityisiin hakemistoihin voidaan kerätä sellaista tietoa, joka ei sopisi aihehakemistoon mutta jonka kerääminen parantaa kirjan käytettävyyttä.

Aihehakemiston tyypillinen järjestämistapa on aakkostaminen. Erityiset hakemistot voivat kuitenkin noudattaa niiden sisällölle luontaisia luokittelun tapoja. Lajihakemisto voidaan järjestää taksonomisesti luokittain, lahkoittain ja heimoittain tai kielihakemisto kieliperheittäin. Tärkeintä on valita tapa, joka vastaa parhaiten lukijoiden tarpeita.

Onko hakemisto aina tarpeellinen?

Hakemistojen laadinta vaatii resursseja, minkä vuoksi hakemistojen tarve on arvioitava kirjakohtaisesti. Tarve riippuu kirjan koosta, sisällöstä ja käyttötarkoituksesta. Usean kirjoittajan tekstiä sisältävä laaja käsikirja vaatii huolellisesti laaditun, laajahkon aihehakemiston, sillä kirjaa ei välttämättä lueta alusta loppuun. Lukija voi hypätä suoraan häntä kiinnostaviin aiheisiin, palata uudelleen kirjan johonkin osaan tai käyttää kirjaa muun työskentelyn tukena. Tällöin halutun tiedon paikantaminen tehokkaasti on ensiarvoisen tärkeää.

Toisaalta aihettaan kertomuksen tavoin lähestyvä, lyhyehkö tai aihepiiriltään suppea tietokirja voi tulla toimeen pienimuotoisella aihehakemistolla tai jopa ilman hakemistoa. Lukijan odotetaan tällöin lukevan kirjan alusta loppuun. Suppeakin hakemisto parantaa kuitenkin lähes minkä tahansa tietokirjan käytettävyyttä.

Mitä otetaan huomioon?

Ennen hakemiston laadintaa on päätettävä laadinnan periaatteet. Kerätäänkö esimerkiksi nimihakemistoon nimien kaikki maininnat (myös lähdeviitteissä esiintyvät) vai vain sellaiset, joissa henkilöstä varsinaisesti puhutaan? Ratkaisu voi olla myös kompromissi, esimerkiksi kaikkien sulkujen ulkopuolella mainittujen nimien kerääminen. Tärkeintä on, että noudatetut käytännöt selitetään hakemistojen yhteydessä, varsinkin jos ne ovat lukijoiden odotuksista poikkeavia.

Aihehakemiston laadintaa varten on päätettävä, käytetäänkö alihakusanoja. Valintaan vaikuttavat luonnollisesti kirjan tyyppi ja aihepiiri sekä indeksoitavan tekstin määrä. Alihakusanojen tarve on ilmeinen, jos on vaarana, että yhtä hakusanaa kohden tulisi kohtuuttoman monta viitettä. Esimerkiksi hakusana Ranska 14, 25, 30–35, 87–98, 101, 107, 120–147, 150–151 lannistaa lukijan. Hakemisto ei ole onnistunut siirtämään tiedon etsinnän taakkaa pois lukijalta, joka joutuu käymään läpi koko hakusanan viite viitteeltä. Alihakusanoin jaoteltu hakusana on paljon informatiivisempi:

Ranska

esihistoria 14, 25
Euroopan unionissa 87–98, 120–147
Ranskan vallankumous 101
toisessa maailmansodassa 30–35, 107, 150–151

Esimerkin alihakusanalla toisessa maailmansodassa on kolme erillistä viitettä, mikä on vielä kohtuullinen määrä. Nyrkkisääntönä voisi pitää, että viisi viitettä hakusanaa kohden siirtää jo liikaa työtä lukijalle. Edellä esitetty esimerkki ei silti ole edes raskaimmasta päästä. Pahimmillaan yhtä hakusanaa kohden saattaa olla kymmeniä erottelemattomia viitteitä.

Alihakusanat vievät tilaa, ja useasti joudutaankin tekemään kompromisseja hakemiston käytettävyyden ja koon välillä. Alihakusanoja käytettäessäkin on hyvä pyrkiä tiiviyteen. On mietittävä, kuinka suuri erottelun taso on mielekästä. Jos edellä olevassa esimerkissä hakusanan Ranska alla olisi vain kolme viitettä, ei alihakusanojen käyttö sen yhteydessä olisi enää tarkoituksenmukaista. Jos taas alihakusanat viittaavat yhtenäiseen tekstijaksoon, on jaottelu tarpeetonta, koska kaikki informaatio löytyy samasta paikasta. Seuraava hakusana on muokattavissa tilaa säästävään muotoon kirjoitusprosessi 18–23.

kirjoitusprosessi

editointi  21–23
ensimmäinen vedos 19–21
luonnostelu 18–19
suunnittelu 18

Alihakusanojen hyöty on suurimmillaan silloin, kun indeksoitava tekstimäärä on iso ja materiaali kirjavaa. Tällöin yhden hakusanan alle voi kerätä samaan aiheeseen liittyvät, toisistaan erilliset viittaukset, joiden yhteismäärä ruuhkauttaisi päähakusanan. Näin laaditut hakusanat sopivat esimerkiksi useiden eri kirjoittajien artikkeleista koostuviin käsikirjoihin tai muihin aihepiiriltään tai näkökulmaltaan laajoihin kirjoihin.

Laatijan ohjenuoria

Hakemiston laatijan tehtävä on ennakoida tavat, joilla lukija lähestyy etsimäänsä tietoa. Tätä varten on kartoitettava kirjan lukijakunta. Tutkija saattaa etsiä tietoa divetymonoksidista siinä missä satunnainen lukija vedestä. Yksi näistä hakusanoista on syytä valita päähakusanaksi, jonka alla ovat mahdolliset alihakusanat, mutta polun tietoon, eli vähintäänkin ristiviittauksen päähakusanaan, on löydyttävä kaikista niistä hakemiston kohdista, joista lukijan voi odottaa etsintänsä aloittavan.

Kirjan aihepiiri vaikuttaa myös hakemistossa käytettävään sanastoon, sillä hakemiston laatijan on pysyttävä tekstissä. Kemiaa käsittelevän kirjan hakemistosta voi löytyä niin divetymonoksidi kuin vesikin, mutta laihdutusoppaassa näistä vain jälkimmäinen.

Yksi laatijan keskeisimmistä tehtävistä on hakusanojen hajaantumisen estäminen. Lukija voisi vielä päätellä, että hakusanan etuvokaalit parina hakemistosta löytyisi hakusana takavokaalit, mutta kissoista kiinnostunut lukija ei löydä kaikkea häntä kiinnostavaa tietoa, jos eläinkirjan hakemistossa on erillään sellaisia hakusanoja kuin kissojen hoito, maatiaiskissat, siamilaiset kissat ja sisäkissat. Tällaisessa tapauksessa olisi hyvä harkita viitteiden siirtämistä hakusanan kissat ja mahdollisten alihakusanojen hoito, maatiais-, siamilaiset- ja sisä- alle.

Hakusanojen kokoamisessa tulee kuitenkin olla erittäin varovainen, sillä tekstin tarjoamien jaotteluiden yläpuolelle meneminen voi olla epätarkoituksenomaista ja pahimmassa tapauksessa virheellistä. Edellisen kissaesimerkin kaltainen hakusanojen kokoaminen voi tulla kysymykseen yleisessä eläinkirjassa mutta ei, jos koko kirja käsittelee kissoja. Samoin esimerkiksi hakusana nesteet voi olla sopiva laihdutusoppaassa mutta ei vain juomia käsittelevässä kirjassa. Virheellisestä kokoamisesta voidaan puhua, jos kootut hakusanat eivät käsittele samaa ilmiötä. Tällainen olisi päähakusana hauta ja sen alihakusanat Mariaanien ja hautakivi.

Samaa tekstinkohtaa voi monesti luonnehtia ja lähestyä usealla tavalla. Esimerkiksi vihannesten höyryttämisohjeeseen voivat johtaa hakusanat höyryttäminen, vihannesten ja vihannesten höyryttäminen. Kaikkien hakusanojen on kuitenkin oltava kirjan aiheen kannalta sisällöllisiä eli sellaisia, joiden kautta lukijan voidaan ennakoida aihetta lähestyvän. Päähakusana laadinta, kyselyn ei ole tarkoituksenmukainen, silläharva lukija lähestyisi kirjaa etsien tietoa minkä tahansa siinä käsitellyn asian laatimisesta.

Hakemistojen sisäinen viittausjärjestelmä

Ristiviittaukset opastavat lukijan toiseen kohtaan hakemistoa. Katso-ristiviittauksella kontrolloidaan sanastoa ja estetään tiedon hajaantumista. Sanaston kontrolloimisesta on kyse, kun yksi synonyymisistä käsitteistä valitaan hakusanaksi, johon lukija ohjataan. Esimerkiksi kemiankirjan hakemistossa voi olla hakusana divetymonoksidi ja arkikielisen nimityksen vesi kohdalla ristiviittaus vesi, katso divetymonoksidi. Tiedon hajaantumista vältetään siten, että kaikki viitteet ja alihakusanat ovat divetymonoksidin yhteydessä sen sijaan, että osa viitteistä olisi veden kohdalla. Näin lukija voi olla varma siitä, että hän pääsee saman tien käsiksi kaikkeen tietoon.

Katso-ristiviittauksella voidaan myös ohjata lukija alakäsitteestä yläkäsitteeseen (vinttikoirien hoito, katso koirien hoito), lyhenteestä auki kirjoitettuun hakusanaan (YK, katso Yhdistyneet kansakunnat) tai antonyymeista (eli vastakohtasanoista) yhteiseen käsitteeseen (antiteesi, katso teesi ja antiteesi).

Katso myös -ristiviittausta käytetään ohjaamaan lukija hakusanan aiheeseen liittyvään lisätietoon sellaisissa tapauksissa, joissa lukijan voisi muuten odottaa jäävän tästä tiedosta paitsi ja joissa tietoa ei voitaisi koota järkevästi yhden hakusanan alle. Näin voidaan viitata esimerkiksi yläkäsitteen ja alakäsitteen välillä (taide, katso myös maalaukset), osan ja kokonaisuuden välillä (linssit, katso myös kamerat) tai tuotteen ja käytön välillä (autot, katso myös kuljetus).

Kuka hakemistot laatii?

On käyty keskustelua siitä, onko kirjan kirjoittaja sopiva henkilö laatimaan kirjansa hakemistoja. Kirjoittajan puolesta puhuu hänen asiantuntemuksensa ja tekstin rakenteen tuntemus. Kirjoittajalla tulisi kuitenkin olla tietämystä tai kokemusta hakemistojen laadinnan periaatteista – hänen tulee ymmärtää, mikä tekee hakemistosta toimivan ja minkälaisia lukijaryhmiä sen tulee palvella.

Kirjoittaja voi lisäksi olla liian lähellä tekstiään pystyäkseen tarkastelemaan sitä objektiivisesti ja ennakoidakseen, kuinka erilaiset lukijat voivat tekstiä lähestyä. Aikataulujen kireyden ja ylimalkaisten ohjeiden vuoksi kirjoittajan laatima hakemisto voikin joskus muistuttaa enemmän avainsanaluetteloa kuin sisäisesti rakenteellista tiedonhakujärjestelmää. Hakemistojen laadinta voi pahimmassa tapauksessa olla kustannusprosessissa väsähtäneen kirjoittajan viimeinen, ikäväntuntuinen velvollisuus.

Ammattimaisen hakemistojen laatijan tai kustannustoimittajan suurin vahvuus on kokemus ja ymmärrys siitä, miten hakemistot toimivat. Ongelmia voi sen sijaan aiheuttaa riittämätön aihepiirin tuntemus. Yleistajuiset kirjat eivät tuota ongelmia, mutta mitä erikoistuneempi tai monimutkaisempi aihe on, sitä enemmän syventymistä se vaatii. Kysymys hakemistojen ideaalisesta laatijasta ei siis ole itsestään selvä.

Kustantamojen käytäntö

Ihanteellisessa tilanteessa hakemistojen merkitys kirjan käytettävyyden kannalta selvitetään ja niiden laadinnalle varataan riittävästi aikaa ja resursseja. Selvitin kotimaisilta kustantajilta hakemiston laadinnan asemaa kustannusprosessissa. Kyselyyn vastasi viisi kustantamoa, joiden joukossa on niin suuria yleiskustantamoja kuin tietokirjallisuuden kustantamiseen erikoistuneita pienempiä kustantamoja. Haastattelin myös yhtä hakemistoja freelancerina laativaa henkilöä.

Yhdessä kustantamossa hakemistot laatii aina kustannustoimittaja tai freelancer, kun taas toisessa kustantamossa työ kuuluu kirjoittajalle tai tämän palkkaamalle henkilölle. Muissa kustantamoissa käytäntö on sopimuskohtainen tai kirjoittaja ja kustannustoimittaja työskentelevät yhdessä. Haastattelemani freelancer laatii varsinkin henkilöhakemistoja.

Erilaisten hakemistojen tarpeesta keskustellaan tapauskohtaisesti eikä yhtenäistä sisällöllistä ohjeistusta anneta. Vain yhdessä kustantamossa on käytössä varsinaista ohjeistusmateriaalia. Freelancer kertookin oppineensa hakemistojen laadinnan pääasiassa tekemällä. Yksi kustantamo painottaa pyrkimystä hakemistojen yksinkertaisuuteen ja alihakusanojen välttämiseen. Kustantamot muotoilevat, editoivat ja tarkastavat hakemistot, ellei niiden laatija ole ulkopuolinen ammattilainen.

Eroavaisuuksia oli myös käsityksessä hakemistojen merkityksestä ja vaikutuksesta asiakkaiden ostopäätöksiin. Yksi kustantamo pitää kunnia-asianaan, että jokaiseen hakemistoja tarvitsevaan kirjaan ne myös laaditaan, mutta toisen kustantamon kirjoista hakemisto saattaa jäädä pois kirjoittajan motivaation tai ajan puutteen vuoksi. Kirjojen sisäänostajien ei kerrottu kiinnittävän hakemistoihin juurikaan huomioita.

Hakemistojen laadintaan varataan kustantamoissa aikaa puolesta päivästä muutamaan viikkoon. Freelancer kokee, että hänelle on yleensä annettu jouston varaa sisältävä, kohtuullinen aikataulu. Jos kirjoittaja laatii hakemistot, laadintaa ei aikatauluteta vaan sille ohjeistetaan varaamaan tarpeeksi aikaa. Hakemistojen laatuun vaikuttaa silloin kirjoittajan motivaatio ja aikataulutuskyky.

Alan käytännöt ovat siis kirjavia. Jotakin tilanteesta kertoo se, että tarkastelemani kahdeksan suomenkielisen tietokirjan hakemistot olivat kaikki rakenteeltaan, muotoilultaan tai nimeltään erilaisia. Suomenkielisille tyylioppaille olisi siis kysyntää.

Myös koulutuksen määrä on vähäinen. Tiedossani on vain yksi kustannustoimittamisen kurssi, jolla hakemistojen laadintaa käsitellään yhdellä luennolla. Suomalaisten tietokirjojen hakemistojen laatu onkin vaihtelevaa, ja ostajan on hyvä silmäillä hakemistoja kirjan käytettävyyden kannalta. Tässä artikkelissa käsitellyt seikat sopivat hyvin arvioinnin tueksi.

Kirjallisuutta:

Borko, Harold  & Charles L. Bernier 1978.  Indexing Concepts and Methods.  New York: Academic Press.

Mulvany, Nancy C. 1994. Indexing Books. Chicago: The University of Chicago Press.