Hyvän virkakielen toimintaohjelma

Hyvän virkakielen toimintaohjelma sisältää 28 ehdotusta, joita toteuttamalla virkakielestä saataisiin ymmärrettävämpää, selkeämpää ja asiallisempaa, siis hallintolain vaatimuksen mukaista. Hallintolain hyvän kielenkäytön vaatimuksella pyritään siihen, että viranomaistekstin ymmärtäminen ei vaadi hallinnon tai lainsäädännön asiantuntemusta. Ohjelma ei valmistunut suotuisimpana mahdollisena ajankohtana. Julkishallinto elää uusien supistusten ja menoleikkausten odotuksessa, eivätkä mitkään uudistukset saa lisätä menoja. Työryhmän suositukset ovat kuitenkin pääosin sellaisia, että ne eivät lisää kustannuksia.

Toimintaohjelmassa muistutetaan, että selkeä kieli tehostaa julkisen hallinnon työtä ja säästää siten kuluja tulevaisuudessa. Jos kirjoitusvaiheessa käytetäänkin aikaa sen varmistamiseen, että teksti ymmärretään, aikaa säästyy vähintään vastaavasti jälkeenpäin, koska tekstiä ei tarvitse selittää ja täydentää. Työryhmä arvioi, että jos toimivat tekstit säästävät kaikilta valtionhallinnon työntekijöiltä 10 minuuttia luku- tai kirjoitusaikaa päivässä, kertyy siitä jo 70 miljoonan euron arvosta työaikaa käytettäväksi johonkin toiseen tehtävään. Jokainen voi kuvitella, kuinka helposti 10 minuuttia kuluu, kun tekstiä selittää puhelinkeskustelussa, lähettää kirjeen jälkeen vielä asiapaperien täydennyskehotuksen tai kun itse etsii lisätietoa verkosta tai kysyy työtoverilta ymmärtääkseen, mitä jonkun toisen tekstissä sanotaan.

Suosituksia virastoille

Toimintaohjelma on luonteeltaan osaksi itsehoito-ohjelma. Suosituksista kymmenen on tarkoitettu virastoille tai kunnille. Ne on tiivistetty oheiseen Viraston huoneentauluun.¹ Virasto tarkoittaa tässä yhteydessä sellaista hallinnon yksikköä, joka päättää oman työnsä sisäisestä järjestämisestä. Kukin yksikkö voi valikoida ehdotuksista ne, jotka sen omassa työssä on tarpeellisinta ottaa huomioon ja joita olisi helpointa alkaa soveltaa.

Suositusten tavoite on saada virastot huomaamaan, että hyvän kielenkäytön mahdollisuuksiin on kiinnitettävä huomiota jo ennen kuin yksittäistä tekstiä aletaan tehdä. Tekstit ja suulliset palvelut ovat olennainen osa viranomaistyön laatua, ja niitä pitäisi arvioidakin osana kokonaisuutta. Voiko esimerkiksi pitää etuusprosessia laadultaan hyvänä, jos etuuden hakemista koskevat ohjeet ovat juridisesti moitteettomat mutta hakijat eivät osaa toimia niiden mukaan tai jos ruotsinkieliset ohjeet puuttuvat? Ohjelmassa ehdotetaan, että asiakastyön tekijöiltä tai asiakasraadeilta kysyttäisiin, mikä ohjeissa on vaikeaa, ja että nämä tehtävät sekä kääntäjien palautteen käsittely sisällytettäisiin etuusprosessin kuvaukseen.  

Monta asiaa pitäisi siis ottaa huomioon ennakolta, jotta yhden tekstin palaset olisivat kunnossa. Tähän tarvitaan virastojen johdon panosta, koska se vastaa työn järjestelystä. Nykyisin viranomaistekstejä tehdään paljon tiimeissä, ja tekstit ovat riippuvaisia aiemmista teksteistä. Usein ne myös laaditaan puoliautomaattisissa tekstintuotantojärjestelmissä vakiomuotoisista tekstikatkelmista, joiden muotoiluun kirjoittajat eivät voi vaikuttaa. Ohjelmassa suositellaan, että tärkeimmät tekstien laatimista koskevat tavoitteet kirjataan muiden työn tavoitteiden mukana tulossopimukseen.

Suosituksia julkishallinnolle

Yksittäinen virasto tai kunta on kuten yksittäinen työntekijäkin riippuvainen teksteistä ja käytännöistä, joista se ei itse päätä. Siksi ohjelmassa on myös laajempi näkökulma: julkishallinnon yhteisiksi toimiksi annetaan kahdeksan suositusta. Voimavaroja voidaan säästää myös niin, että kehitetään yhteiseen käyttöön ohjeita, apuvälineitä ja koulutusta, jolloin jokaisen viraston tai kunnan ei tarvitse tehdä tai hankkia niitä erikseen.

Monet viranomaistekstit, esimerkiksi lupapäätökset, muistuttavat paljon toisiaan sisällöstä riippumatta. Yhteiseen tekstipankkiin voitaisiin koota tyypillisten tekstilajien mallitekstejä. Ohjelmassa suositetaan myös, että julkishallinnossa tehdään yhteiset ohjeet nimien, virkanimikkeiden ja termien laatimisesta. Nyt sellaisia ei useimmiten ole olemassa, mikä ilmenee Kotimaisten kielten keskuksen valtionhallinnolle tekemästä kyselystä. Niinpä laatijoilta puuttuu myös muistilista siitä, mitä kaikkea nimen, nimikkeen tai termin keksimisessä olisi syytä ottaa huomioon.

Viranomaistyön perustana ovat suomalaiset tai EU-säädökset. Monet virkatekstit toistavat niiden sanontaa. Siksi nämäkin tekstit ovat helpompia ymmärtää, jos jo säädöksissä on pyritty selkeään kieleen. Säädöskielen kehittämiseksi suositetaan, että hyvien esimerkkien avulla havainnollistetaan lainlaatijoille, mikä lakiteksteissä helpottaa ja mikä taas vaikeuttaa ymmärtämistä. Lisäksi ehdotetaan ohjeita siitä, miten voidaan vaikuttaa EU-säädösten ymmärrettävyyteen.

Ehdotuksia valtioneuvostolle ja eduskunnalle

Viiteen toimenpide-ehdotukseen tarvitaan valtioneuvoston tai eduskunnan päätös. Työryhmä ehdottaa, että ministeriöt sopivat hallinnonalansa virastojen kanssa virkakieltä koskevista toimista ja että eduskunta seuraisi niiden toteuttamista neljän vuoden välein laadittavassa kertomuksessa. Tämä asettaisi hyvän kielen muiden hyvän hallinnon tekijöiden rinnalle. Lisäksi ehdotetaan viranomaisten yhteistä termipankkia, paikannimilakia, virkakielivaltuutetun viran perustamista ja virkakielikampanjaa. Hallitukselle ja eduskunnallekin ehdotetuissa toimenpiteissä päästään pitkälle käyttämällä tai suuntaamalla uudelleen olemassa olevia resursseja, mutta kannattaa myös katsoa, mitä hyötyä panostuksista olisi saatavissa.

Yhteisestä termipankista olisi hyötyä sekä viranomaisille että kansalaisille ja vielä muillekin. Jos hallinnon termien määritelmät voisi etsiä termipankista, kansalaisten olisi helpompi ymmärtää niiden sisältö ja viranomaisten suunnitella uusia termejä. Termipankkia on ehdotettu jo vuonna 2012 Kansalliskielten strategiassa.  Toimintaohjelmassa ehdotetaan, että pankki sisältäisi myös viranomaiskäytössä olevat nimet ja virkanimikkeet lyhenteineen sekä niiden vastineet ainakin ruotsiksi ja muillakin kielillä niin pitkälti kuin vastineita on jo laadittu.

Jos meillä olisi paikannimilaki, sen nojalla voitaisiin perustaa Suomeenkin YK:n suositusten mukainen päätösvaltainen asiantuntijaelin huolehtimaan siitä, että virallisissa nimissä noudatetaan hyviä nimikäytäntöjä.  Paikannimilain kautta voitaisiin vihdoin virallistaa myös Maanmittauslaitoksen pitkäjänteinen työ tarkistetun paikannimistön ylläpidossa ja rekisteröinnissä ja saada nämä nimet muidenkin viranomaisten käyttöön.

Virkakielivaltuutettu – ei pelkkää rahanmenoa

Virkakielivaltuutettu on varmaan ehdotusten vaikein pala, koska kyseessä olisi uusi virka. Varat siihen voidaan yrittää löytää myös kohdentamalla nykyisiä rahoja uudelleen. Valtuutetusta saataisiin virkakielityölle koordinaattori, joka voisi keskittyä tukemaan virastojen omaa työtä virkakielen selkeyttämiseksi. Monissa virastoissa on jo onnistuneita käytäntöjä, mutta miten saada tieto niistä muiden käyttöön? On muistettava, että työtahti julkishallinnossa on kiristynyt. Tehostettuja tehtävänkuviaan täyttävillä virkamiehillä ei ole aikaa eikä voimia tehdä talkootyötä, vaikka he pitäisivät sitä tärkeänäkin. Yhteiset ohjeet, mallit, apuvälineet ja koulutus helpottaisivat lopulta kaikkien työtä.

Valtuutetun tehtäviä pitäisi toki tarkentaa. Hän ei valvoisi kielenkäyttöä antamalla viranomaisia sitovia ratkaisuja yksittäistapauksissa, vaan juridiset seuraamukset kuuluisivat laillisuusvalvojien toimenkuvaan. Nyt nämä eivät juuri ole oma-aloitteisesti ottaneet kantaa siihen, täyttääkö jokin teksti hallintolain ymmärrettävyyden vaatimuksen. Valtuutettu voisi kuitenkin antaa esimerkiksi eduskunnan oikeusasiamiehelle lausuntoja siitä, täyttääkö jokin teksti hallintolain vaatimukset, ja tuoda oma-aloitteisesti epäkohtia esille.

Virkakielen toimintaohjelma ei toteudu itsestään. Siksi työryhmä ehdottaa, että hallitus käynnistäisi virkakielikampanjan. Virastojen ja kuntien johdolle täytyy kertoa tarkemmin ohjelman suosituksista ja siitä, miten ne hyödyttävät virastojen ja kuntien työtä. Onnistumisista on tarjolla esimerkkejä sekä Suomesta että ulkomailta. Kampanja on ainoa ohjelman ehdotus, joka on jo luvattu toteuttaa. Ministeri Henna Virkkunen teki tämän sitoumuksen lokakuussa 2013 Lontoossa kansainvälisen Avoin hallinto -hankkeen kokouksessa, ja sitoumuksen sisällöstä sovittiin virkakielen toimintaohjelmaa laativan työryhmän kanssa.

Vanhat ja uudet konstit käyttöön

Niille, jotka odottavat virkakielen ymmärrettävyyden löytyvän sosiaalisen median ja verkon käytöstä, toimintaohjelma saattaa tuottaa pettymyksen. Ohjelmaan ei sisälly nimenomaisia suosituksia esimerkiksi Facebookin käytöstä, mutta kun suositellaan palautteen käyttöä tekstien parantamisessa, voi vapaaehtoisia kommentoijia hakea myös Facebookissa tai Twitterissä. Asiointineuvoja voi antaa myös chateissa eli verkkokeskustelupalstoilla. Kaikki keinot tähtäävät siihen, että kansalaisten elämään vaikuttavat tekstit ovat ymmärrettäviä ja toimivia.

Lisäksi tarvitaan myös asiantuntijatietoa. Vaikka harjaantuminen vapaatyylisempään viestintään sosiaalisessa mediassa voi vaikuttaa positiivisesti virkamiesten kirjoitustapaan, virkatekstien keskinäinen riippuvuus ja juridisen näkökulman tarve on otettava edelleen huomioon. Yksittäisten nimien ja termien suunnittelussa on kansalaisten ideoista ja palautteesta paljon hyötyä, mutta hyvän ja toimivan nimen tai termin valintaan tarvitaan myös käsitys siitä, millaisten nimien tai sanojen kokonaisuuteen sen pitäisi sopia.

Ministeri Kiuru sanoi vastaanottaessaan ohjelman, että virkakieliohjelman toteuttamisessa ei pidä olla kärsimätön. Edessä on pitkäaikainen ja jatkuva työ. Se pitää varmasti paikkansa. Toivottavasti ensiaskelet otetaan pian käynnistämällä vaikuttava kampanja hyvän virkakielen puolesta.

¹Lähde: Hyvän virkakielen toimintaohjelma. Opetus- ja kulttuuriministeriön verkkojulkaisut, www.minedu.fi. Ohjelman liitteenä on myös virkamiehen huoneentaulu.